Tag Archives: alarm na e-maila

17 kwiecień 2019

W OptimaSales CRM można pracować wg zasady ważne-pilne zadania by zyskać 23% produktywności

Ważne pline zadania w OptimaSales CRM

W OptimaSales możemy pracować wg zasady ważne-pilne zadania dostosowując je do naszych celów (spraw). Zamieniamy cele na sprawy i w powiązaniu z nimi planujemy nasze działania. Dzięki temu łatwo możemy odzyskać 23% produktywności. A więc każdego dnia możemy pracować mądrze, a nie ciężko, bo podporządkujemy nasze działania istotnym sprawom (cele). Inne rzeczy mogą poczekać. Zamieniam cele na sprawy i tylko takie z nimi działania realizujemy. Taka prosta zmiana sprawia, że skuteczność wystrzeli w kosmos. A co więcej nic nie tracimy, bo w ostateczności wiemy na czym nie warto już się dalej skupiać.

Zauważmy, że jednym z głównych problemów wielu osób jest to, że stale próbują robić zbyt wiele rzeczy naraz, a to z kolei powoduje, że rozpraszają siły załatwiając mnóstwo drobnych zadań.
Problem jest więc taki, że trochę tak „bez myślenia” rzucamy się do działania, a później brakuje nam czasu i energii na realizację działań ważnych, które dają największe przełożenie na wynik.

W efekcie, pod koniec dnia stwierdzają przeważnie, że wprawdzie mocno się napracowały, lecz często albo nie zabrały się do ważnych spraw, albo nie udało się im załatwić ich do końca. Jeśli chcemy unikać takiego zjawiska, to warto ustalić priorytety. A więc najpierw sprawy najważniejsze, następnie drugorzędne, po czym te które mogą poczekać.

Klucz do sprawnego gospodarowania czasem tkwi więc w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom poprzez ustalenia ich rangi zgodnie z poniższą klasyfikacją (ważne-pilne zadania), która jest dostępna, od ręki w OptimaSales CRM. Jest to prosta i praktyczna metoda. Zależnie od tego, czy dane działanie jest mniej lub bardziej ważne albo mniej lub bardziej pilne, mamy tu cztery możliwości jej oceny i (następnie) załatwienia:

  • A – ważne i pilne, czyli bardzo ważne. Natychmiast wykonać samemu. Te działania dana osoba może odpowiedzialnie rozwiązać tylko sama albo w kompetentnym zespole. Powinny to być działania powiązane z konkretną sprawą handlową. Nie może ich zlecać do wykonania innym, są one bowiem najważniejszymi działaniami na danym stanowisku (istotne sprawy naglące i na wczoraj).
  • B – ważne i niepilne, czyli ważne. Ustalić termin wykonania lub zlecić. Te działania mogą na razie poczekać, musimy jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zapobieganie, planowanie i szukanie możliwości, budowanie i rozwijanie relacji). Warto je również wiązać ze sprawami, które dobrze rokują i które należy rozwijać.
  • C – pilne i nieważne, czyli niezbyt ważne ale pilne. Jeśli to możliwe zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu. Te działania mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, pochłaniają jednak najwięcej czasu (prace rutynowe, papierkowo, zwykła robota, korespondencja, niektóre telefony i spotkania, czyli najczęściej tzw. organizacyjno-biurowe).
  • D – niepilne i nieważne, czyli działania ani szczególnie ważne ani pilne. Nie należy zawracać nimi sobie głowy, najlepiej odłożyć na półkę (niektóre e-maile, tzw. złodzieje czasu). Zaplanować jako bezczasowe z dalszym terminem, a następnie do nich kiedyś wrócić i zakończyć opatrując opisem lub zainicjować ważne działanie.

Podsumowując. Każdego dnia róbmy to co wyraźnie przybliża nas do celu (czyli przybliżą nasze sprawy z klientami do stanu: win-win). Dlatego, też w dziale handlowym, warto skupić się na działaniach, które mają związek z prowadzoną sprawą, i takim działaniom nadawać prawidłowe priorytety, natomaist na inne rzeczy zawsze znajdzie się jakiś termin. Ludzie sukcesu to sprawni menadżerowie swojego czasu i posługują się narzędziami, za pomocą których udaje im się:

  • zachować rozeznanie we wszystkich sprawach, które trzeba załatwić
  • systematycznie i celowo zaplanować wszystkie ważne działania, zgrać je i
  • skutecznie organizować oraz mieć nad nimi kontrolę wykonania i dalszego prowadzenia

Czy omówione zagadnienie może i Ciebie dotyczy, a może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?

Przykład 1. Grupowanie działań wg zasady ważne-pilne zadania, czyli nadawania im odpowiedniego priorytetu w programie OptimaSales CRM

Priorytety działań w OptimaSales CRM

Przykład 2. Grupowanie działań, tym razem, pod kątem powiązania z daną sprawą handlową znajdującej się na danym etapie w OptimaSales CRM

Grupowanie działań pod kątem sprawy handlowych w OptimaSales


To rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników. Jeżeli masz ochotę to zapisz się na demo crm… i sam się przekonaj.

Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM

17 listopad 2018

Powiadomienia na e-mail, by nie być „przykuty” do ekranu komputera

powiadomienia na e-mail w crm OptimaSales

Powiadomienia na e-mail w crm, to pewność, że nie umyka nam żadne ważne działanie, sprawa czy zgłoszenie. No i możliwa praca poza ekranem komputera.

W OptimaSales znajdziemy sposoby na to, aby nie być „przykutym” do ekranu komputera, a jednocześnie mamy pewność, że nie umyka nam żadne ważne, zaplanowane działanie z klientem. Dzieje się to, dzięki funkcji powiadomień wysyłanych na e-mail’a. Będąc poza biurem (czyli ekranem komputera) możemy otrzymać powiadomienie o zaplanowanym zadaniach. A także sprawach, zgłoszeniach, produktach serwisowych, umowach wraz ich opisem na e-maila.

Oto 5 głównych korzyści wynikającej z tej funkcji powiadomienia na e-mail w crm:

1. Po włączeniu, w Ustawieniach, opcji powiadomienia na e-mail , od tej pory program będzie wysyłał do nas, jako nasz asystent, ważne przypomnienia.
A więc będąc poza biurem oraz zasięgiem ekranu komputera program powiadomi nas o działaniach na e-maila wraz z niezbędnymi, kluczowymi szczegółami zadania.
2. W treści powiadomieniu znajdziemy: główne informację o zadaniu czy spotkaniu powiązane z naszą sprawą handlową, nr tel. lub innej czynności. Dołączane są do tego  inne niezbędne informacje.
3. Odpowiednio przygotowane linki pozwalają, bez ręcznego wybierania nr telefonu lub przepisywania adresu e-mail od razu inicjować kontakt. A kliknięcie w adres e-mail uruchamia okno nowej wiadomości.
4. Powiadomienia e-mail możemy również wykorzystać do działań delegowanych. Powiadomienia o działaniach, zadaniach na e-mail w zespole, pomiędzy użytkownikami.
5. Na liście działań w OptimaSales CRM szybko odróżnimy działania, które mają ustawione powiadomienie.  Sygnalizują o tym odpowiednie ikony (dzwonka).

Rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników. Jeżeli chciałbyś sprawdzić jak to działa, to zapisz się na demo…?

powiadomienia na e-mail w crm

A tutaj… pełna lista dostępny funkcji w OptimaSales CRM