Tag Archives: alarm na e-maila

17 Kwi 2019

Jak w OptimaSales CRM można zarządzać zadaniami wg. zasady ważne-pilne?

Ważne pline zadania w OptimaSales CRM
Jednym z głównych problemów wielu osób jest to, że stale próbują robić zbyt wiele rzeczy naraz, a to z kolei powoduje, że rozpraszają siły załatwiając mnóstwo drobnych zadań.

W efekcie, pod koniec dnia stwierdzają przeważnie, że wprawdzie mocno się napracowały, lecz często albo nie zabrały się do ważnych spraw, albo nie udało się im załatwić ich do końca. Jeśli chcemy unikać takiego zjawiska, to warto ustalić priorytety, czyli najpierw sprawy najważniejsze, następnie drugorzędne, po czym te które mogą poczekać.

Klucz do sprawnego gospodarowania czasem tkwi więc w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom poprzez ustalenia ich rangi zgodnie z poniższą klasyfikacją, która jest dostępna, od ręki w OptimaSales CRM. Jest to prosta i praktyczna metoda. Zależnie od tego, czy dane działanie jest mniej lub bardziej ważne albo mniej lub bardziej pilne, mamy tu cztery możliwości jej oceny i (następnie) załatwienia:

  • A – ważne i pilne, czyli bardzo ważne. Natychmiast wykonać samemu. Te działania dana osoba może odpowiedzialnie rozwiązać tylko sama albo w kompetentnym zespole. Powinny to być działania powiązane z konkretną sprawą handlową. Nie może ich zlecać do wykonania innym, są one bowiem najważniejszymi działaniami na danym stanowisku (istotne sprawy naglące i na wczoraj).
  • B – ważne i niepilne, czyli ważne. Ustalić termin wykonania lub zlecić. Te działania mogą na razie poczekać, musimy jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zapobieganie, planowanie i szukanie możliwości, budowanie i rozwijanie relacji). Warto je również wiązać ze sprawami, które dobrze rokują i które należy rozwijać.
  • C – pilne i nieważne, czyli niezbyt ważne ale pilne. Jeśli to możliwe zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu. Te działania mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, pochłaniają jednak najwięcej czasu (prace rutynowe, papierkowo, zwykła robota, korespondencja, niektóre telefony i spotkania, czyli najczęściej tzw. organizacyjno-biurowe).
  • D – niepilne i nieważne, czyli działania ani szczególnie ważne ani pilne. Nie należy zawracać nimi sobie głowy, najlepiej odłożyć na półkę (niektóre e-maile, tzw. złodzieje czasu). Zaplanować jako bezczasowe z dalszym terminem, a następnie do nich kiedyś wrócić i zakończyć opatrując opisem lub zainicjować ważne działanie.
Podsumowując. Każdego dnia róbmy to co wyraźnie przybliża nas do celu (czyli przybliżą nasze sprawy z klientami do stanu: win-win). Dlatego, też w dziale handlowym, warto skupić się na działaniach, które mają związek z prowadzoną sprawą, i takim działaniom nadawać prawidłowe priorytety, natomaist na inne rzeczy zawsze znajdzie się jakiś termin. Ludzie sukcesu to sprawni menadżerowie swojego czasu i posługują się narzędziami, za pomocą których udaje im się:
  • zachować rozeznanie we wszystkich sprawach, które trzeba załatwić
  • systematycznie i celowo zaplanować wszystkie ważne działania, zgrać je i
  • skutecznie organizować oraz mieć nad nimi kontrolę wykonania i dalszego prowadzenia
Czy omówione zagadnienie może i Ciebie dotyczy, a może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?

Przykład 1. Grupowanie działań wg. priorytetu w programie OptimaSales CRM

Priorytety działań w OptimaSales CRM

Przykład 2. Grupowanie działań, tym razem, pod kątem powiązania z daną sprawą handlową znajdującej się na danym etapie w OptimaSales CRM

Grupowanie działań pod kątem sprawy handlowych w OptimaSales


To rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników. Jeżeli masz ochotę to zapisz się na demo crm… i sam się przekonaj.

Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM

17 Lis 2018

Powiadomienia (alarm) dla działań na e-maila, czyli nie musisz być “przykuty” do ekranu komputera w programie crm

powiadomienia (alarm) w OptimaSales CRM
Zauważmy, że są sposoby na to, że nie musimy być “przykuci” do ekranu komputera aby mieć pewność, by nie umknęło nam żadne ważne, zaplanowane działanie w programie crm. Ponieważ zzięki funkcji powiadomień wysyłanych na e-mail’a, będąc poza biurem (czy ekranem komputera) możemy otrzymać powiadomienie o zaplanowanym zadaniach wraz opisem na e-maila wprost z OptiamSales CRM gdy jesteśmy jej użytkownikiem.

Oto 5 głównych korzyści wynikającej z tej funkcji w programie crm

1. Po włączeniu, w Ustawieniach, opcji powiadomienia na e-mail , nie musimy sprawdzać przypomnień o ważnych zadaniach tylko w OptimaSales CRM.
Będąc z poza biurem oraz zasięgiem ekranu komputera program crm powiadomi nas o działaniach na e-maila wraz z niezbędnymi, kluczowymi szczegółami zadania,
2. W treści powiadomieniu znajdziemy: główne informację o zadaniu czy spotkaniu, telefonie lub innej czynności wraz z danymi telefonicznymi oraz adresem e-mail do naszego klienta,
3. Odpowiednio przygotowane linki pozwalają, bez ręcznego wybierania nr telefonu lub przepisywania adresu e-mail, od razu inicjować kontakt czy pisać e-mail z/do klienta,
4. Powiadomienia e-mail możemy również wykorzystać do działań delegowanych. Powiadomienia o działaniach, zadaniach na e-mail w zespole, pomiędzy użytkownikami,
5. Na liście działań w OptimaSales CRM szybko odróżnimy działania, które mają ustawione powiadomienie alarmu od tych bez przy pomocy odpowiednie ikony.

Rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników, jeżeli chciałbyś przetestować, to zapisz się na demo crm…?

powiadomienie (alarm) na e-mail

Zerknij tutaj… na pełną lista dostępny funkcji w OptimaSales CRM

Facebook
LinkedIn