Jednym z głównych problemów wielu osób jest to, że stale próbują robić
zbyt wiele rzeczy
naraz, a to z kolei powoduje, że
rozpraszają siły załatwiając mnóstwo drobnych zadań.
W efekcie, pod koniec dnia stwierdzają przeważnie, że wprawdzie mocno się napracowały, lecz często albo nie zabrały się do
ważnych spraw, albo nie udało się im załatwić ich do końca. Jeśli chcemy unikać takiego zjawiska, to warto ustalić priorytety, czyli najpierw sprawy najważniejsze, następnie drugorzędne, po czym te które mogą poczekać.
Klucz do sprawnego
gospodarowania czasem tkwi więc w nadawaniu jednoznacznych
priorytetów zaplanowanym pracom poprzez ustalenia ich rangi zgodnie z poniższą klasyfikacją, która jest dostępna, od ręki w OptimaSales CRM. Jest to prosta i praktyczna metoda. Zależnie od tego, czy dane działanie jest mniej lub bardziej ważne albo mniej lub bardziej pilne, mamy tu
cztery możliwości jej oceny i (następnie) załatwienia:
- A – ważne i pilne, czyli bardzo ważne. Natychmiast wykonać samemu. Te działania dana osoba może odpowiedzialnie rozwiązać tylko sama albo w kompetentnym zespole. Powinny to być działania powiązane z konkretną sprawą handlową. Nie może ich zlecać do wykonania innym, są one bowiem najważniejszymi działaniami na danym stanowisku (istotne sprawy naglące i na wczoraj).
- B – ważne i niepilne, czyli ważne. Ustalić termin wykonania lub zlecić. Te działania mogą na razie poczekać, musimy jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zapobieganie, planowanie i szukanie możliwości, budowanie i rozwijanie relacji). Warto je również wiązać ze sprawami, które dobrze rokują i które należy rozwijać.
- C – pilne i nieważne, czyli niezbyt ważne ale pilne. Jeśli to możliwe zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu. Te działania mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, pochłaniają jednak najwięcej czasu (prace rutynowe, papierkowo, zwykła robota, korespondencja, niektóre telefony i spotkania, czyli najczęściej tzw. organizacyjno-biurowe).
- D – niepilne i nieważne, czyli działania ani szczególnie ważne ani pilne. Nie należy zawracać nimi sobie głowy, najlepiej odłożyć na półkę (niektóre e-maile, tzw. złodzieje czasu). Zaplanować jako bezczasowe z dalszym terminem, a następnie do nich kiedyś wrócić i zakończyć opatrując opisem lub zainicjować ważne działanie.
Podsumowując.
Każdego dnia róbmy to co wyraźnie przybliża nas do celu (czyli przybliżą nasze sprawy z klientami do stanu: win-win). Dlatego, też w dziale handlowym, warto skupić się na działaniach, które mają związek z prowadzoną sprawą, i takim działaniom nadawać prawidłowe priorytety, natomaist na inne rzeczy zawsze znajdzie się jakiś termin. Ludzie sukcesu to sprawni menadżerowie swojego czasu i posługują się narzędziami, za pomocą których udaje im się:
- zachować rozeznanie we wszystkich sprawach, które trzeba załatwić
- systematycznie i celowo zaplanować wszystkie ważne działania, zgrać je i
- skutecznie organizować oraz mieć nad nimi kontrolę wykonania i dalszego prowadzenia
Czy omówione zagadnienie może i Ciebie dotyczy, a może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?
Przykład 1. Grupowanie działań wg. priorytetu w programie OptimaSales CRM
Przykład 2. Grupowanie działań, tym razem, pod kątem powiązania z daną sprawą handlową znajdującej się na danym etapie w OptimaSales CRM
To rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników. Jeżeli masz ochotę to zapisz się na
demo crm… i sam się przekonaj.
Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM
