Tag Archives: kalendarz

10 Wrz 2020

Łatwa integracja kalendarzy z rożnych programów z kalendarzem OptimaSales

Integracja z dowolnym kalendarzem poprzez wysyłanie i odbieranie zaproszeń e-mail w programie crm OptimaSales

Integracja kalendarzy z różnych programów np.: Outlook, Gmail, iCal. z kalendarzem OptimaSales poprzez zaproszenia na e-mail jest łatwa i prosta oraz wbudowana w podstawową funkcjonalność programu. Możemy wysyłać zaproszenia na wydarzenia oraz je odbierać wpisując je do kalendarza OptimaSales. Dzięki temu korzystanie z drogich rozwiązań tj. MS Exchange może być już zbędne. A poza tym uzyskujemy pełną funkcjonalność kalendarza w połączeniu z całą baza klientów, czyli historia, notatki itd. Gdyż kalendarze w Outlook, Gmail, iCal są to kalendarze do działań osobistych z utrudnionym wglądem do historii (co zrobiliśmy i z kim).

integracja kalendarzy różnych programów z kalendarzem optimasales

Dzięki tej funkcji możemy używać OptimaSales nie tylko do planowania własnych działań w powiązaniu z wybranymi kontaktami oraz sprawami, ale także do wysyłania i odbierania zaproszeń w związku z planowanymi wydarzeniami. Wydarzenia to różne typy działań, które znajdują się w programie. Możemy korzystać z istniejących typów lub tworzyć własne rodzaje działań.

1. Planując czy to spotkanie, prezentację czy to rozmowę telefoniczną możemy wysłać zaproszenie do naszego kontaktu (klienta) wybierając treść zaproszenia lub w drugą stronę, gdy odbierzemy takie zaproszenie e-mail na wydarzenie od klienta, to możemy na jego podstawie, od razu w kalendarzu OptimaSales, stworzyć takie działanie. Dzięki temu uzyskujemy integrację kalendarzy.

integracja kalendarzy podczas planowaniea działań i wysyłania zaproszeń w optimasales

Jeżeli Twoi klient korzysta z MS Outlook, MS Exchange, Google, Thunderbirda, Apple lub innego typu kalendarza, a nawet jeżeli używają kalendarza OptimaSales, to po odebraniu naszego zaproszenia z wydarzeniem wpisze się do jego kalendarza wraz ze szczegółami. Nie będzie musiał tego ręcznie planować. Jest to praktyczna integracja kalendarzy. Dodatkowo może określić swoje uczestnictwo w wydarzeniu klikając na odpowiednią opcję.

Integracja kalendarzy czyli zaproszenie na wydarzenie z MS Outlook

Dzięki temu planowanie spotkań i innych wydarzań w kalandarach po obu stronach staje się tanie i łatwe porównując je do drogich rozwiązań pracy grupowej. Takie wydarzenie, po zaakceptowaniu odbiorcy, wpada do jego kalendarza, a więc jest małe prawdopodobieństwo, że którejś ze stron coś umknie. Tym bardziej, że takiemu działaniu jeszcze można przypisać alert (alarm, powiadomienie).

Po wybraniu odpowiedniej opcji przez klienta określającej jego uczestnictwa w wydarzeniu (akceptuję, odmawiam, być może) na liście działań w Optimasales ukażą się na ten temat, w formie ikon, informacje.

integracja kalendarzy z listą działań w optimasales

2. Odbieramy zaproszenie. Takie powiadomienie o zaproszeniu dotyczącym wydarzeniu od klienta, który np. użył do jego wysłania MS Exchange, Outlooka itp. otrzymanym w oknie Alarmu w OptimaSales. Jest to praktyczna integracja kalendarzy z różnych programów z kalendarze w OptimaSales.

integracja kalendarzy poprzez zaproszenia e-maila otrzymane w optimasales

Tworzenie działania na podstawie otrzymanego zaproszenia na wydarzenie od klienta w OptimaSales jest proste i łatwe w użyciu, wystarczy zaznaczyć i użyć funkcji twórz działanie.

przy planowaniu działania z otrzymanego zaproszenia e-mail pozwala na integrację kalendarzy

Jeżeli chciałbyś mieć u siebie takie narzędzie, które pozwala na sięgnięcie po więcej, łatwiej i taniej, to w OptimaSales można znaleźć do tego przydatne funkcje. Integracja kalendarzy z różnych programów z kalendarzem OptimaSales poprzez wysyłanie i odbieranie zaproszeń na e-mail. Bez żadnych zobowiązań możesz to sam przetestować i zdecydować co dalej. Demo bez zobowiązań znajdziemy tutaj…

Pilnujemy aby nie przeładowywać programu funkcjami. A więc jest w nim funkcji tyle i ile potrzeba, nie więcej aby sprawnie zarządzać klientami. Wysoka użyteczność naszego crm w przyjaznej oprawie i cenie jest doceniana przez wielu ludzi. A tu pakiet funkcji dostępnych w OptimaSales CRM

Mamy świadomość, że przy rozważaniu każdej decyzji istnieje kilka opcji, które warto sprawdzić przed jej podjęciem. W związku z tym, przygotowaliśmy parametry naszego rozwiązania tak by łatwiej było porównywać OptimaSales z rozwiązaniami z innych rankingów. Tutaj znajdziemy pomocne zestawienie, które pomoże w porównaniu systemów crm

Jeżeli zastanawiasz się, czy nasze narzędzie działa, to oświadczamy, że nasz prosty, wystarczająco funkcjonalny program działa i został przetestowany przez wielu polskich użytkowników. Jeżeli masz ochotę, to zapisz się na demo crm… i sam się przekonaj.


03 Lip 2019

Planowanie zadania z e-maila w 3 krokach w OptimaSales CRM

planowanie zadania z e-maila w crm

Planowanie zadania z e-maila w programie OptimaSales CRM odbywa się 3 prostych krokach. I to bez przepisywania!
Nie tylko możemy planować sobie zadania do wykonania ale możemy je również delegować na podstawie otrzymanej, zapisanej wiadomości e-mail. Dzięki temu takie działanie (zadanie) zobaczymy wraz z treścią e-maila i przypomnieniem w naszym lub grupowym kalendarzu, a także na liście działań.

Oto wspomniane trzy kroki:

1. Przechodzimy do karty naszego wybranego kontaktu w programie crm,
2. Następnie w zakładce E-mail, na liście, zaznaczamy nasz e-mail,
3. Wybieramy funkcję Zaplanuj działanie i w oknie działania określamy jego pozostałe parametry (datę i godzinę, temat, opis, alarm i kto ma je wykonać).

(Uwaga: Aha, działania w OptimaSales mogą przyjąć różne typy. Nie tylko telefon, spotkanie, zadanie itd, bo typy działań nie są zdefiniowane na sztywno. Każdy użytkownik może sam tworzyć własne typy działań w zależności od potrzeby np.: działanie typ: Dokonanie wyceny. Przegląd techniczny itp.). To daje dużą elastyczność w dostosowaniu programu do własnych potrzeb.

planowanie zadania z e-maila

Po wybraniu powyższej funkcji pojawi się okno Zaplanuj działanie, w którym widać zakładkę Treść e-maila. Określamy w nim pozostałe parametry naszego planowanego działania.
Jeżeli opiekunem takiego działania będzie ktoś inny, niż my sami, oznacza to, że takie działanie komuś delegujemy do wykonania.
W efekcie (po kliknięcia na OK, czyli zatwierdzeniu) zadanie pojawi się albo w naszym kalendarzu działań albo kalendarzu innego członka naszego zespołu.

zrób z e-maila zadanie 5


Czy omówione zagadnienie planowanie zadania z e-maila może i Tobie ułatwi życie. Bo może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?

Nasz prosty crm dział i został przetestowany przez polskich użytkowników. Jeżeli masz ochotę, to zapisz się na demo i sam się przekonaj.

Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM.

17 Kwi 2019

W OptimaSales CRM można pracować wg zasady ważne-pilne zadania by zyskać 23% produktywności

Ważne pline zadania w OptimaSales CRM

W OptimaSales możemy pracować wg zasady ważne-pilne zadania dostosowując je do naszych celów (spraw). Zamieniamy cele na sprawy i w powiązaniu z nimi planujemy nasze działania. Dzięki temu łatwo możemy odzyskać 23% produktywności. A więc każdego dnia możemy pracować mądrze, a nie ciężko, bo podporządkujemy nasze działania istotnym sprawom (cele). Inne rzeczy mogą poczekać. Zamieniam cele na sprawy i tylko takie z nimi działania realizujemy. Taka prosta zmiana sprawia, że skuteczność wystrzeli w kosmos. A co więcej nic nie tracimy, bo w ostateczności wiemy na czym nie warto już się dalej skupiać.

Zauważmy, że jednym z głównych problemów wielu osób jest to, że stale próbują robić zbyt wiele rzeczy naraz, a to z kolei powoduje, że rozpraszają siły załatwiając mnóstwo drobnych zadań.
Problem jest więc taki, że trochę tak „bez myślenia” rzucamy się do działania, a później brakuje nam czasu i energii na realizację działań ważnych, które dają największe przełożenie na wynik.

W efekcie, pod koniec dnia stwierdzają przeważnie, że wprawdzie mocno się napracowały, lecz często albo nie zabrały się do ważnych spraw, albo nie udało się im załatwić ich do końca. Jeśli chcemy unikać takiego zjawiska, to warto ustalić priorytety. A więc najpierw sprawy najważniejsze, następnie drugorzędne, po czym te które mogą poczekać.

Klucz do sprawnego gospodarowania czasem tkwi więc w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom poprzez ustalenia ich rangi zgodnie z poniższą klasyfikacją (ważne-pilne zadania), która jest dostępna, od ręki w OptimaSales CRM. Jest to prosta i praktyczna metoda. Zależnie od tego, czy dane działanie jest mniej lub bardziej ważne albo mniej lub bardziej pilne, mamy tu cztery możliwości jej oceny i (następnie) załatwienia:

  • A – ważne i pilne, czyli bardzo ważne. Natychmiast wykonać samemu. Te działania dana osoba może odpowiedzialnie rozwiązać tylko sama albo w kompetentnym zespole. Powinny to być działania powiązane z konkretną sprawą handlową. Nie może ich zlecać do wykonania innym, są one bowiem najważniejszymi działaniami na danym stanowisku (istotne sprawy naglące i na wczoraj).
  • B – ważne i niepilne, czyli ważne. Ustalić termin wykonania lub zlecić. Te działania mogą na razie poczekać, musimy jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zapobieganie, planowanie i szukanie możliwości, budowanie i rozwijanie relacji). Warto je również wiązać ze sprawami, które dobrze rokują i które należy rozwijać.
  • C – pilne i nieważne, czyli niezbyt ważne ale pilne. Jeśli to możliwe zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu. Te działania mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, pochłaniają jednak najwięcej czasu (prace rutynowe, papierkowo, zwykła robota, korespondencja, niektóre telefony i spotkania, czyli najczęściej tzw. organizacyjno-biurowe).
  • D – niepilne i nieważne, czyli działania ani szczególnie ważne ani pilne. Nie należy zawracać nimi sobie głowy, najlepiej odłożyć na półkę (niektóre e-maile, tzw. złodzieje czasu). Zaplanować jako bezczasowe z dalszym terminem, a następnie do nich kiedyś wrócić i zakończyć opatrując opisem lub zainicjować ważne działanie.

Podsumowując. Każdego dnia róbmy to co wyraźnie przybliża nas do celu (czyli przybliżą nasze sprawy z klientami do stanu: win-win). Dlatego, też w dziale handlowym, warto skupić się na działaniach, które mają związek z prowadzoną sprawą, i takim działaniom nadawać prawidłowe priorytety, natomaist na inne rzeczy zawsze znajdzie się jakiś termin. Ludzie sukcesu to sprawni menadżerowie swojego czasu i posługują się narzędziami, za pomocą których udaje im się:

  • zachować rozeznanie we wszystkich sprawach, które trzeba załatwić
  • systematycznie i celowo zaplanować wszystkie ważne działania, zgrać je i
  • skutecznie organizować oraz mieć nad nimi kontrolę wykonania i dalszego prowadzenia

Czy omówione zagadnienie może i Ciebie dotyczy, a może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?

Przykład 1. Grupowanie działań wg zasady ważne-pilne zadania, czyli nadawania im odpowiedniego priorytetu w programie OptimaSales CRM

Priorytety działań w OptimaSales CRM

Przykład 2. Grupowanie działań, tym razem, pod kątem powiązania z daną sprawą handlową znajdującej się na danym etapie w OptimaSales CRM

Grupowanie działań pod kątem sprawy handlowych w OptimaSales


To rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników. Jeżeli masz ochotę to zapisz się na demo crm… i sam się przekonaj.

Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM

07 Kwi 2019

Kalendarz online w OptimaSales to możliwość pracy zadalnej i zespołowej

Grupowy kalendarz w OptimaSales CRM

Kalendarz online wszyscy znamy, dlatego od razu z niego umiemy korzystać. Tak właśnie jest i z kalendarzem on-line w crm w OptimaSales. Kalendarz połączony jest z bazą klientów i historią wszelkich kontaktów. 

Dzięki temu szybko, bez zwłoki, można rozpocząć swoją pracę. Bez większego zastanowienia można zaplanować spotkanie lub delegować działanie innym członkom zespołu. W programie znajdują się: kalendarz dzienny, tygodniowy i miesięczny. Z poziomu tej różnej perspektywy czasowej możemy szybko i łatwo przeglądać, planować, zakańczać, usuwać i filtrować własne lub zespołu działania.

Dodatkowo do każdego członka zespołu przyporządkowany został inny kolor w celu lepszej orientacji w zadaniach danego użytkownika. Dzięki temu natychmiast widzimy jak obłożony jest kalendarz online poszczególnych osób w naszej firmie.

Z kalendarza w OptimaSales CRM korzystają użytkownicy, którzy potrzebują:

  • wyświetlać zawartości kalendarza pod różnym kątem: użytkowników, typu działań, priorytetu i daty i wielu innych,
  • łatwego przechodzenia do kart klientów, sprawa by zorientować się w szczegółach relacji handlowych,
  • wykonywać wszystkie niezbędne i oczywiste funkcje takie jak: edytowanie, zakańczanie, delegowanie i kasowanie działań,
  • od razu planować następny krok, po zakończeniu obecnego działania,
  • ustawiać alarmy na ekranie lub na e-maila dla wybranych działań,
  • sprawdzać zaległe, delegowane dla nich i przeze nich działania,
  • mieć szybki podgląd szczegółów oraz możliwość przemieszczania się do wybranego Kontaktu, Sprawy, Kampanii, Historii i Kalendarzy,
  • kojarzenie działań z innymi obiektami w programie takimi jak: kontakty (klienci, partnerzy, dostawcy), sprawami (etapami), kampaniami,
  • dostosowanie widoku listy działań, historii i kalendarza do własnych potrzeb dzięki wielopoziomowym mechanizmom filtrowania, a następnie zapisie tego układu danych pod własną nazwą,
  • z poziomu listy działań inicjowania połączeń telefonicznych z wybranym kontaktem poprzez integrację z komunikatorem skype lub telefonem komórkowym poprzez technologię bluetooth

Nie wiemy czy któryś z obszarów w zakresie kalendarza również i Ciebie dotyczy? Sam możesz się o tym przekonać. Zainteresowany Demo?


Kalendarz online w OptimaSales

Rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich, i nie tylko, użytkowników. Jeżeli chcesz, to możesz sam spróbować. Zapisz się na demo…?

Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM

03 Kwi 2019

Jak lista działań w crm ułatwia pracę handlową?

Lista działań w crm

Lista działań w crm jakim jest OptimaSales to zestaw przydatnych i praktycznych funkcji do codziennego zarządzania zadaniami.
Dodatkowo można na niej pracować indywidualnie lub zespołowo. Jest ona zintegrowania z kalendarzem. A to z kolei pozwala na szybki i łatwy wgląd w działania i ich monitoring z różnej perspektywy.

To znaczy, że z poziomu listy działań czy kalendarza użytkownicy mogą: planować, zakańczać i delegować czynności wraz z przypomnieniem na ekranie lub na e-maila. Lista zapewnia pełny przegląd działań wraz z ich grupowaniem, filtrowaniem i sortowaniem pod różnym kątem.

Oto przykładowe możliwości listy działań, z których korzystają użytkownicy OptimaSales CRM:

  • wyświetlanie zawartości listy pod kątem kto co ma zaplanowane, typu działań, priorytetu i daty i wielu innych przydatnych filtrów,
  • wykonywanie wszystkich niezbędnych i oczywistych funkcji jak: edytowanie, zakańczanie, delegowanie i kasowanie czynności,
  • planowanie następnego krok dla siebie lub komuś, po zakończeniu aktualnego działania,
  • ustawianie, dla wybranych działań, przypomnienia (alarmu), które pojawi się na ekranie lub zostanie wysłane e-mailem do użytkownika,
  • dostęp do wielu praktycznych filtrów, aby wyłowić te działania nad którymi chcemy pracować,
  • sprawdzić zaległe, delegowane działania dla sobie i innych,
  • uzyskać szybki podgląd szczegółów wraz z przejście do wybranego Kontaktu, Sprawy, Zgłoszenia, Kampanii, Historii lub Kalendarza,
  • kojarzyć działania z innymi obiektami w programie tj. kontaktami, sprawami, zgłoszeniami, produktami serwisowymi, umowami, kampaniami,
  • dostosować widok listy do własnych potrzeb, uzyskujemy to, poprzez pokazywanie i ukrywanie kolumn, grupowanie, filtrowanie, a następnie zapis takiego układu danych pod własną nazwą,
  • tworzyć własne typy działań (słowniki w ustawieniach) wraz z ich statusami aby lepiej pasowały do specyfiki firmy,
  • z poziomu listy działań inicjować połączeń telefonicznych z wybranym kontaktem poprzez integrację z komunikatorem skype lub telefonem komórkowym korzystając z technologii bluetooth

    Nie wiemy czy lista działań zintegrowana z kalendarze oraz skojarzona z osobami, sprawami nad którymi pracujesz może Ci ułatwić pracę. Natomiast wiemy, że sam możesz to wypróbować testując nasz system crm. Zapisz się na darmowe demo…

    Dla przykładu:
    Korzystając z odnośników umieszczonych na liście uzyskujemy ciekawe efekty, które są przydatne w codziennej pracy.
    A więc, klikając na odnośniku Osoby zostaniemy przeniesieni do jej kartoteki, czyli do Osoby z którą została zaplanowane działanie.
    Dzięki tej funkcji, tuż przed wykonaniem telefonu, można łatwo i szybko uzyskać dostęp do szczegółów na temat relacji z daną osobą.


    lista działań w crm wraz z grupowaniem

    Powyższa lista działań w crm jakim OptimaSales została przetestowana przez polskich, i nie tylko, użytkowników. Jeżeli chcesz, to możesz sam spróbować. Zapisz się na darmowe demo…?

    A tutaj… pełna lista dostępnych funkcji w OptimaSales.