- Tak jak u Ciebie, to również i u naszych klientów, po dokonanej transakcji sprzedaży zaczyna się etap na który klienci zwracają baczną uwagę i oczekują, że realizacja całości będzie przebiegała w sposób zorganizowany i zaplanowany.
- Klienci oczekują, że serwis oferowany przez Twoją firmę będzie najwyższej jakości. Wobec tego nie powinno zawieść się tych oczekiwań, gdyż wiele firm konkurencyjnych oferuje podobne usługi i produkty. Osoby zajmujące się serwisem mają dostęp, w naszym rozwiązaniu, do funkcji, które pomagają zwiększyć produktywności operacji serwisowych i podnieść poziomu konkurencyjności.
- Dzięki modułowi realizacje i serwis w OptimaSales CRM, poza ścisłą współpracą z działem handlowym, nasi użytkownicy łatwiej mogą sobie poradzić w planowaniu i zarządzaniu prostymi , a także złożonymi tematami technicznymi, tak aby ich wykonanie przebiegło w uzgodnionym czasie.
Czy tak może być i w Twoim przypadku trudno orzec? Jednakże musimy stwierdzić, że gdy klienci poznają ten moduł i porównuje z tym co mają, a co mogą mieć, to jednak decydują się aby spróbować współpracy. Poniżej szczegóły.
1. Rejestrowanie, zlecanie i zarządzanie różnymi typami zgłoszeń oraz umów
- Po dokonaniu transakcji albo kontakcie klienta z działem handlowym zgłoszenia mogą być od razu przekazywane do osób w realizacji lub w dziale technicznym. Dzięki temu to co zostało zgłoszone jest prowadzone z najwyższą starannością, a i klient wie, poprzez system powiadomień gdzie znajduje się jego zgłoszenie.
- Przebieg prac realizacji i technicznych można wykonywać według wcześniej zdefiniowanych własnych procesów. Do poszczególnych procesów można przypisać wg kompetencji i zakresu obowiązku właściwe osoby.
- W systemie można definiować i obsługiwać różnego typu umowy dot. serwisu , realizacji, wsparcia wg różnych parametrów w związku z dostarczonym lub posiadanym przez klienta sprzętem w danej lokalizacji.
2. Zarządzanie produktami
i systemami technicznymi
- Rejestracji różnego rodzaju produktów i systemów wraz z pełną informacją w karcie klienta. Dzięki temu widzimy co i kiedy oraz za ile klient zakupił i posiada wraz z pełną historią, czyli tzw. karta „choroby” napraw i przeglądów ze szczególami.
- Zarządzanie listą i kartą produktów i systemów technicznych wraz z mechanizmami grupowania i wielopoziomowego filtrowania np. na gwarancji, po gwarancji, do przeglądu, bez przeglądu.
- Definiowanie i przypisywanie systemów (np. bezpieczeństwa, alarmowych, grzewczych, elektrycznych itp.) wraz z jego elementami i oddzielnych produktów do różnych lokalizacji (adresów obiektów) klienta wraz z czytelną prezentacją i grupowaniem.
3. Planowanie, powiadamianie
i monitoring działań serwisowych
- Planowanie różnego rodzaju działań związanych ze zgłoszeniami i produktami serwisowymi wraz z powiadomieniami na ekranie i na e-maila dla osób z realizacji i serwisu.
- Przypominanie o przeterminowanych zgłoszeniach na e-maila i na ekranie dla poszczególnych osób.
- Automatyczne mechanizmy powiadamiania klienta na e-maila o postępie prac serwisowych na podstawie danego etapu zgodnie z ustawieniami w programie. Jak również możliwość monitorowania postępu prac przez samego klienta po otrzymaniu specjalnego linka tzw. tracking. Wszystko na podstawie wbudowanych szablonów z możliwością edycji lub tworzenia własnych.
4. Wyceny kosztowe dla klienta i rozliczanie prac serwisowych
- Rozliczanie prac serwisowych z klientem i przesyłanie pełnych informacji o kosztach usług serwisowych i części zamiennych, realizacji montażu i naprawy na podstawie wykonanych zgłoszeń (jednostkowo lub zbiorczo) przez własny dział techniczny lub zleceń na zewnątrz.
- Przyjmowanie i wydawanie dokumentów (wg wbudowanych szablonów) związanych z naprawą, instalacją, montażem produktów na gwarancji, bez gwarancji, do przeglądu. Uwaga. Szablony dokumentów można tworzyć własne zgodnie z potrzebą.
- Zarządzanie oraz rozliczanie różnego typu umów serwisowych w oparciu o wykonane zlecenia i zgłoszenia serwisowe.
5. Łatwe i szybkie wyszukiwanie, filtrowanie
oraz grupowanie danych serwisowych
- Na liście zgłoszeń i produktów serwisowych możemy filtrować, sortować, grupować tak aby sprawnie zarządzać danymi. Dzięki temu możemy natychmiast uzyskać całościowy wgląd w historię interakcji z każdym klientem w ramach danego zgłoszenie zgodnie z ustawionymi uprawnieniami użytkownika.
- Możemy przeszukiwać bazę pod kątem podobnych problemów, w celu podania szybkiego rozwiązania.
- Automatyczne przypisywanie korespondencji e-mail do poszczególnych zgłoszeń na podstawie nr zgłoszenia oraz planowanie z nim działań widocznych w kalendarzu.
6. Zestawienia, analizy z działań prac serwisowych
i realizacji
- Różnych wiele zestawień i analiz pozwala ocenić wydajność serwisu i realizacji. Wystarczy odpowiednio pogrupować, po-filtrować listę zgłoszeń i produktów serwisowych aby od razu otrzymać pełen obraz działań z podziałem na klientów. Każdy wy-filtrowany układ danych można zapisać pod własną nazwą jako widok do ponownego wykorzystania.
- Dostęp do informacji o umowach serwisowych i ich realizacji pozwala szybko się zorientować co zostało wykonane w zakresie danej umowy i z jakim klientem. W sposób zbiorczy lub wybiórczy.
- Moduł serwisu pozwala na rozliczanie wg stawek wszelkich prac czy to osób wewnętrznie zaangażowanych czy też z podwykonawcami i wprost przekazanie odpowiednich zestawień podsumowujących do klientów.
