- Zamówienia i faktury w CRM to, to czego zazwyczaj brakuje użytkownikom w tego typu programach. Oczekują również możliwości tworzenia z ofert handlowych od razu zamówień od klienta, bez przepisywania treści wygranej oferty.
- Co więcej szukają również możliwości aby tworzyć zamówienia do dostawcy na podstawie zamówień od klienta z automatycznym podziałem produktów wg dostawcy.
- Często także poszukują funkcji związanych z wystawianiem proform i faktur sprzedaży VAT oraz korekt wprost w CRM wraz z pojedynczym lub masowym spersonalizowanym wysyłaniem do wybranych klientów.
- Są również i tacy, którzy poszukują możliwości związanych z wystawianiem faktur zaliczkowych i końcowych faktur rozliczeniowych związanych z zamówieniem od klienta.
- Chcą to mieć w jednym programie, bez przepisywania i skakania po różnych aplikacjach. Jedna baza klientów z danymi.
Czy podobnie jest i Twoim przypadku? Może i tak, a może i nie. Oczywiście trudno zaocznie coś stwierdzić, bo bywa różnie. Zauważyliśmy, że Ci użytkownicy, którzy mają takie opcje pod ręką, chwalą to sobie i nawet polecają. Poniżej jeszcze przedstawiamy szczegóły modułu, o tym jak to wygląda w OptimaSales CRM.
1. Zamówienie od klienta wprost z oferty handlowej lub zgłoszenia.
- Szybko i wygodnie utworzymy zamówienie od klienta jako nowy dokument lub wprost z naszej wygranej sprawy/oferty handlowej lub zgłoszenia z wszystkimi danymi, bez przepisywania.
- Większość danych uzupełnia system, a nie użytkownik dzięki temu zyskujemy czas oraz niwelujemy ewentualne pomyłki. Możemy również planować działania i zapisywać ustalenia by nam nic nie uciekło.
- Zamówienia od klienta mogą być w szybki i prosty sposób wysłane pojedynczo lub masowo jako spersonalizowane wysyłki wraz z załączanym PDF lub jako linki do pobrania pliku. E-maile wysłane i odbierane zapisywane są z automatu.
- Użytkownik dzięki kartom i listom zamówień ma łatwy i natychmiastowy dostęp do danych, w różnym układzie. A więc, od razu widzi co się dzieje z konkretnymi zamówieniami oraz z czym są powiązane.
2. Automatyczne zamówienia do konkretnych dostawców na podstawie zamówienia od klienta.
- Szybko, no bo przy pomocy jednego kliknięcia tworzymy zamówień do dostawcy na podstawie otrzymanego zamówienia od klienta.
- Zamówienia do dostawcy tworzą się automatycznie z podziałem na dostawców. Każde ma swój oddzielny numer.
- Wysyłka jest prosta i szybka. Zamówienia do dostawców możemy wysyłać e-maile pojedynczo lub masowo. System automatycznie je personalizuje i podłącza do konkretnego klienta i zamówienia. To oszczędza mnóstwo czasu.
- Dzięki mechanizmom grupowania i filtrowania od razu widzimy z kim i w jakich sprawach zamówienia są wykonywane. Użytkownik posiada pełną kontrolę nad statusami zamówień.
3. Faktury zaliczkowe oraz rozliczeniowe powiązane z zamówieniem od klienta.
- W wygodny sposób możemy tworzyć i zarządzać fakturami zaliczkowymi i rozliczeniowymi w ramach danego zamówieniem od klienta. Dzięki temu pobieranie i zarządzanie zaliczkami jest ułatwione.
- Tworząc faktury zaliczkowe użytkownik od razu widzi na jaką wartość może utworzyć zaliczki aby zmieścić się w całkowitej kwocie zamówienia.
- Rozliczanie zamówienia w oparciu o faktury zaliczkowe odbywa się automatycznie. Wystarczy wygenerować fakturę rozliczeniową końcową i od razu widzimy całość wraz ze szczegółami.
- Zarządzanie i wysyłka faktur zaliczkowych i rozliczeniowych jest czytelna i prosta. Użytkownik oszczędza dużo czasu przy ich obsłudze. A e-maile zapisują się automatycznie w karcie danej faktury.
4. Proformy, faktury sprzedaży VAT oraz korekty zgodne z wymaganiami i przepisami.
- W programie użytkownik może zarządzać wieloma różnymi rodzajami faktur oraz mieć do nich dostęp z poziomu karty klienta. Dla ułatwienia zrobiliśmy tak, że z różnych miejsc może je tworzyć i podglądać, a także planować z alarmem różne zadania.
- Szybkie i wygodne tworzenie faktur czy to na podstawie zamówienia od klienta czy od razu z oferty handlowej zdejmuje z użytkownika obowiązek ręcznego ich tworzenia lub przepisywania danych do różnych, innych systemów. To znacząco usprawnia pracę i oszczędza czas, a przy okazji unikamy pomyłek.
- Użytkownik zajmujący się płatnościami w ślad za wystawionymi fakturami ma bardzo ułatwioną sprawę. Wystarczy jedno kliknięcie, a na liście pokazują się w odpowiedni czytelny sposób pogrupowane faktury wg różnych kryteriów. Opłacone, oczekujące, zaległe itd.
- Wysyłanie spersonalizowanych wiadomości dotyczących faktury jest realizowane pomocy kreatora. Dzięki temu użytkownik może wysłać je masowo lub pojedynczo w PDF lub jako linki do plików. Cała korespondencja e-mail automatycznie zapisuje się w odpowiednich kartach.
5. Spersonalizowana wysyłka jednego lub od razu wielu różnych typów dokumentów jako PDF lub jako link do pobrania pliku.
- Czy to z poziomu listy zamówień lub faktur albo karty użytkownik może wysyłać e-mailem różne dokumenty w sposób pojedynczy lub masowy jako załącznik PDF lub link do dokumentu.
- Każdy wysłany dokument może przyjąć indywidualną szatę graficzną (szablony) zgodnie z życzeniem użytkownika systemu.
- Wysyłka jest spersonalizowana. A więc zbiorcze wysłanie dokumentów ułatwia całą korespondencję z naszymi klientami w zakresie wysłania zamówień, faktur czy przypomnień o płatnościach. Każdy odbiorca otrzymuje to co powinien. Tak jakbyśmy to ręcznie, oddzielnie wysyłali. Z tym, że tu za nas robi to automatycznie system wraz z przypisaniem e-mail.
6. Zapis różnego typu wydatku z przypisaniem do różnych spraw.
- W łatwy sposób użytkownik może wprowadzać wydatki jako koszty przypisując jej do różnych prowadzonych spraw dla klientów. Do każdego wydatku może dołączyć różne pliki oraz określić rodzaj dokumentu.
- Grupowanie i filtrowanie wydatków np. wg dostawców szybko pozwala zorientować się ile komu zapłaciliśmy oraz to ile jeszcze mamy do zapłaty.
- Do każdego wydatku możemy planować zadania za alarmem aby nie umykały nam te rzeczy na których nam zależy.
