Podmiot odpowiedzialny: OptimaSales
Zakres: przetwarzanie danych osobowych w ramach usługi OptimaSales CRM

1. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest określenie zasad reagowania na incydenty związane z naruszeniem ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz zapewnienie szybkiego podjęcia działań naprawczych i minimalizacji ryzyka.

2. Definicja incydentu

Za incydent uznaje się wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo danych, w szczególności:

nieuprawniony dostęp do danych,
ujawnienie danych osobom trzecim,
utrata danych,
niewłaściwe przetwarzanie (np. poza celem, niezgodnie z instrukcjami administratora),
podejrzenie włamania do systemu.

3. Identyfikacja i klasyfikacja

Każdy incydent jest identyfikowany przez właściciela firmy, klienta, użytkownika lub partnera technicznego (np. dostawcę infrastruktury). Po wykryciu incydentu należy niezwłocznie:

określić typ danych objętych incydentem (zwykłe / szczególne),
ocenić liczbę osób dotkniętych incydentem,
oszacować potencjalne skutki.

4. Zgłoszenie do UODO

Jeśli incydent może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych:

musi zostać zgłoszony do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego wykrycia,
zgłoszenie powinno zawierać:
- opis incydentu,
- dane kontaktowe podmiotu,
- ocenę skutków oraz środki naprawcze.

5. Powiadomienie osoby, której dane dotyczą

Jeśli ryzyko jest wysokie:

należy poinformować osoby, których dane dotyczą, prostym i zrozumiałym językiem,
wskazać: rodzaj danych, charakter zagrożenia, podjęte środki naprawcze i kontakt z usługodawcą.

6. Działania naprawcze

Usługodawca podejmuje działania techniczne lub organizacyjne, m.in.:

blokada dostępu,
zmiana haseł,
przywrócenie danych z backupu,
zgłoszenie dostawcy infrastruktury,
aktualizacja zabezpieczeń.

7. Dokumentacja

Każdy incydent jest dokumentowany w formie:

Rejestru incydentów (wewnętrzny wykaz),
Raportu incydentu – z datą, opisem, działaniami i oceną skutków.

8. Zapobieganie powtórzeniu

Po zakończeniu działań usługodawca dokonuje:

przeglądu przyczyn zdarzenia,
aktualizacji procedur technicznych (np. zmiany konfiguracji),
edukacji użytkowników lub zespołu,
weryfikacji dostawców usług hostingowych i backupowych.

Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych:
e-mail: info@optimasales.pl, tel. kom.: 604 106 206