OptimaSales CRM vs tradycyjne oprogramowanie
- OptimaSales CRM udostępniana jest zainteresowanym podmiotom za pomocą internetu, przez przeglądarkę internetową. Można więc powiedzieć, że OptimaSales CRM jest specyficznym outsourcingiem w ramach którego zapewniamy oprogramowanie i przejmujemy na siebie część obowiązków technicznych Twojej firmy.
- Tym samym, zmniejszamy wydatki na obsługę informatyczną oraz zakup sprzętu (serwerów) i jego instalację, konfigurację aby zapewnić bezpieczny, zdalny dostęp do danych. Istnieje też możliwość instalacji oprogramowania w środowisku użytkownika, czyli model klasyczny.
Poniżej prezentujemy porównanie wad i zalety obu modeli aplikacji by przekonać się – czy warto obstawać przy starszych rozwiązaniach?
Przyzwyczajenia kontra nowość
Mimo przeważających zalet nowego modelu, wciąż wiele osób wyraża sceptycyzm wobec tego rozwiązania. Ale czy słusznie?
Przyczyną jest zapewne konserwatyzm i stare przyzwyczajenia. Używanie standardowych programów instalowanych na komputerze po prostu weszło w krew.
Ten model ułatwia życie właścicielom firm, dając im oszczędność czasu i pieniędzy. Jest to transfer aplikacji biznesowej do internetu.
Tak zaprojektowane oprogramowanie crm można bezpiecznie uruchomić z poziomu przeglądarki, bez konieczności instalowania, konfigurowania i monitorowania czegokolwiek na dysku lokalnym komputera.
I Oszczędność pieniędzy przy zakupie oprogramowania i sprzętu oraz jego wdrożenia
Wysoki, jednorazowy zakup licencji oraz sprzętu (co ciekawe, że każda liczba użytkowników ma tu znaczenie) plus opłaty za długi czas wdrożenia, które stanowią istotny dodatkowy koszt.
Zapominamy o wielkich jednorazowych wydatkach na licencję oprogramowania – w nowym modelu CRM rozliczasz się w formie taniego abonamentu.
Koszt rozłożony na długi czas jest dla firmy mniejszym obciążeniem. Brak zakupu sprzętu, a uruchomienie sprowadza się do konfiguracji po stronie dostawcy. Brak kosztów energii związanych z działaniem serwera i towarzyszących mu urządzeń sieciowych.
II Oszczędność pieniędzy przy zakupie aktualizacji, poprawek
Oprogramowanie instalowane jest na dysku lokalnym użytkownika i na serwerze lub wybranym komputerze spełniającym jego rolę. Oprogramowanie wymaga regularnych aktualizacji – w wielu przypadkach dodatkowo płatnych.
Częstotliwość nowych wersji oprogramowania jest raz, dwa razy do roku. Ich koszt jest trudny do oszacowania, a aktualizacja często niezbędny dla poprawności działania w danym środowisku.
Nowy model CRM zapewnia, wliczone w koszt usługi, bieżące aktualizacje i poprawki, których użytkownik nie musi sam pobierać ani instalować. Dzięki temu brak jest dodatkowych opłat wynikających z aktualizacji.
III Oszczędność pieniędzy przy obsłudze technicznej w momencie wdrożenia
Standardowe aplikacje wiążą się z czasochłonnym wdrażaniem i uruchamianiem. Wymagają zaangażowania i opłacenia osób z umiejętnościami informatycznymi do instalacji, konfiguracji i aktualizacji.
Nowa usługa CRM jest łatwa w uruchamianiu i obsłudze. Taki model wiąże się z możliwością ograniczenia zadań działu IT, który przy tradycyjnych aplikacjach musi zajmować się wdrażaniem, aktualizacją oraz obsługą.
IV Oszczędność pieniędzy przy obsłudze, wsparciu po zakupie
Często wymagany jest wykup asysty technicznej. W przeciwnym przypadku firma sama musi sobie z tym radzić.
W ramach usługi otrzymuje się pomoc techniczną i pewność, że wszelkie wprowadzone dane są bezpieczne.
Mobilność i uniwersalność
W przypadku standardowego oprogramowania jesteśmy ograniczeni miejscem jego instalacji. Możemy z niego korzystać wyłącznie na komputerze, na którym został zainstalowany.
Tradycyjne aplikacje instalowane na dysku lokalnym mają pewne wymagania, które trzeba bezwzględnie spełnić, by je uruchomić na danym systemie.
Sceptyczni wobec technologii mobilnej komentują, że przecież wciąż są miejsca, w których nie ma łączności z internetem.
Na to odpowiedź może być tylko jedna: firma bez dostępu do sieci jest skazana na porażkę, nie ma więc innego wyjścia.
Usługa zapewnia stały dostęp do aplikacji – wystarczy tylko połączenie z siecią. Mobilny z zasady model OptimaSales CRM jest ogromnym ułatwieniem w procesie komunikacji.
Tym sposobem prowadzenie interesów i współpraca w zespole staje się prostsza. Wykupiona usługa, oprogramowanie jest skonfigurowana i znajduje się na wyodrębnionym serwerze w centrum danych, który przeznaczony jest dla danej firmy oraz dla każdego jej pracownika pracującego na miejscu lub zdalnie.
OptimaSales CRM to brak ograniczeń w dostępie. Nasze oprogramowanie w tym modelu jest z zasady uniwersalne – działa na każdym sprzęcie i każdym systemie operacyjnym.
Modułowość, skalowalność
W przypadku standardowych aplikacji które instalowane są na dysku lokalnym, często generują nieprzewidywalne wydatki np. na aktualizację czy rozszerzenie funkcji lub są zbudowane w sposób, który utrudnia stosowanie elastyczności wobec potrzeb na daną chwilę.
W związku z tym oprogramowanie może posiadać wiele funkcji, z których użytkownik nie korzysta, ale nie może z nich zrezygnować, co wpływa na przyjemność pracy.
Kolejnym ukłonem w stronę użytkownika jest modułowość. Można wybrać funkcje, które są w danej chwili potrzebne. W razie czego zawsze można wykupić kolejne – takiego udogodnienia na próżno szukać w standardowym oprogramowaniu.
Zapewnia to przedsiębiorcy pewność i stabilizację kosztów. Użytkownik wie, ile i kiedy wyda na usługę. Ma pod łatwą kontrolą jej zakres. Łatwe zawieszenie usługi lub podwyższenie mocy jej parametrów bez potrzeby wymiany sprzętu na nowy lub zakupu kompatybilnych części.
Bezpieczeństwo danych
Archiwizacja danych lokalna na komputerze, ręczna lub skryptowa.
Jej wykonanie uzależnione od kompetencji osób obsługujących.
Dodatkowo takie osoby powinny wykonać poprawną, bezpieczną i szyfrowaną konfiguracja sprzętu, firewall, VPN oraz aktualizację programów ( w tym programów antywirusowych). Stosować bezpieczną politykę haseł i szczególnie zabezpieczać lub odciąć zdalny dostęp do bazy danych.
Istnieje również możliwość utraty dostępu do cennych danych w przypadku nieszczęśliwych wypadków np.: włamania czy to do biura czy samochodu (laptop), pożaru albo z powodu ataku hakerskiego przez niepoprawnie skonfigurowany zdalny dostęp do serwera, bazy danych, oprogramowania.
A także działań różnych służb w celu zabezpieczenia sprzętu, co skutkuje paraliżem działania firmy itp.
Usługa OptimaSales CRM to techniczna gwarancja bezpieczeństwa zawarta wprost w naszym regulaminie, jest to umowa o zachowaniu poziomu jakości i bezpieczeństwie świadczonej usługi.
W jej zakresie znajduje się min.: tworzenie pełne kopii zapasowych, raz dziennie, w standardzie 3 dni wstecz, całkowicie odizolowaną od serwera, potrójną replikacją zapisu, dzięki czemu utrata cennych informacji nie wchodzi w grę, bezpieczna konfiguracja zdalnego dostępu, monitorowanie i naprawa awarii oraz błędów, przywracanie kopii zapasowych.
Nie ma też problemu z potencjalnymi infekcjami wirusowymi. Łącze jest szyfrowane certyfikatem SSL (działa na podobnej zasadzie, gdy łączymy się do naszego systemu bankowego) i jest gwarantem zachowania poufności całej komunikacji.
Dodatkowo jako opcja, może być skonfigurowany VPN (prywatna, wyodrębniona sieć lokalna łącząca komputery w rożnych lokalizacjach ze źródłem danych, wyizolowana w internecie) w ramach naszej usługi.
Dostęp do danych, uprawnienia
Bezpośredni dostęp do lokalnych danych w firmie w oparciu o zdefiniowaną siatkę uprawnień zarządzaną przez administratora oprogramowania.
Szyfrowany, zdalny dostęp do bazy danych klientów w oparciu o zdefiniowaną siatkę uprawnień przez administratora, a także dostęp do pełnej kopii bazy danych.
Umowy i klauzule poufności w ramach świadczonej usługi zgodnie z RODO. Brak przerwy w dostępie do danych na poziomie 97,5%.
Zdalny i szybki dostęp do danych
W przypadku klasycznego rozwiązania należy wykupić oraz zadbać o odpowiednie łącze internetowe (najlepiej symetryczne, ze stałym IP) u swojego dostawcy.
Co również stanowi kolejny dodatkowy koszt dla tego rodzaju rozwiązania i jednocześnie zadbać o dobrą, rzetelną i ciągle aktualizowaną, monitorowaną pod kątem bezpieczeństwa konfigurację wystawionego serwera na dostęp z zewnątrz. Co również jest kosztem.
Program jako usługa CRM podłączona jest do symetrycznego łącza 100 Mbps (od i do punktu dostępu do danych) ze stałym IP z nielimitowanym transferem danych.
W związku z tym nie musisz obawiać się o wolny dostęp do danych. Dodatkowo nie masz na głowie całej zabawy z bezpieczną i szyfrowaną konfiguracją oraz jej monitoringiem. Po prostu łączysz się szybko i bezpiecznie z swoimi danymi.
Pomoc, wsparcie i szkolenia
Szkolenia zazwyczaj płatne i przeprowadzane w siedzibie klienta. Pomoc telefoniczna i na e-maila po wykupieniu asysty.
Zdalne oparte o nowe mobilne rozwiązania, elastyczne pod kątem terminu i czasu trwania oraz liczby uczestników.
Po uzgodnieniach również w siedzibie klienta. Indywidualna pomoc i wsparcie w zakresie wykorzystania systemu w działalności użytkownika przez e-mail, telefon. Dodatkowo baza wiedzy 24/7.
Okres próbny, demo crm
Aplikacje standardowe również posiadają okres próbny, lecz w ich przypadku należy pobrać, zainstalować i skonfigurować oprogramowanie w lokalnej sieci co sprowadza się do zaangażowania ludzi z umiejętnościami IT.
Za co należy zapłacić, a nie ma się pewności, że po próbnym okresie zdecydujemy się na to rozwiązanie. Ok, nie kupujesz kota w worku, ale za worek w tym przypadku i tak musisz zapłacić.
Łatwo uruchomisz i skorzystasz z okresu próbnego, bez potrzeby pobierania, instalacji i konfiguracji oprogramowania, wystarczy się zarejestrować.
Dzięki temu każdy przedsiębiorca może przekonać się, że usługa tego typu rzeczywiście wniesie nową jakość w działanie firmy.
Satysfakcja klienta
Nie jest ławo zrezygnować z oprogramowania zainstalowanego i wdrożonego w firmie, jak również uzależnienia odbiorcy od aktualizacji i nowych wersji.
A rezygnacja może powodować komplikację z kompatybilnością z innymi systemami i programami lub drogą wymianę i zakup nowego.
Klienci mogą łatwo zrezygnować z usługi crm, nie istnieje tu zjawisko przywiązania do dostawcy. Powoduje to konieczność (większego niż to ma miejsce w klasycznym modelu sprzedaży oprogramowania) ciągłego skupienia się dostawcy na satysfakcji klienta.
Podsumowanie
- Użytkownicy nie są uzależnieni od dostawcy usługi. Możliwość rezygnacji lub obniżenia jej parametrów zgodnie z życzeniem w każdej dowolnej chwili sprawia, że użytkownicy tak chętnie decydują się właśnie na ten typ nowoczesnego oprogramowania. Nic nie ryzykują, bo gdy funkcjonalność oprogramowania nie trafi w ich oczekiwania mogą rozwiązać umowę świadczenia usług. Wiedzą, że nie muszą na stałe być związani z jednym dostawcą. W chwili rezygnacji odchodzą z pełnym pakietem swoich danych.
- Użytkownicy płacą dopóki korzystają. Oprogramowanie OptimaSales CRM nie jest jednorazowym zakupem, a płatną okresową usługą. Zaletą tej formy płatności jest to, że koszty oprogramowania stają się przewidywalne. Brak dodatkowych opłat za uaktualnienia i nowe funkcje aplikacji (update, patch, upgrade) powoduje, że użytkownik wie, ile będzie go kosztować korzystanie z aplikacji. Znikają też inne koszty, które są ponoszone w klasycznym modelu oprogramowania.
- Użytkownicy zamieniają złożoność oprogramowania na prostotę usługi względem klasycznego modelu zakupu oprogramowania. Korzystają z natychmiastowego rozpoczęcia korzystania z aplikacji bez konieczności zakupu serwerów, oprogramowania i żmudnego procesu wdrożenia oraz jego zabezpieczania.
- Dostęp do usługi jest szybki (100 Mbps w dwie strony, bez limitu transferu danych, ze stałym IP), bezpieczny (szyfrowany i odpowiedni zabezpieczony) oraz niezakłócony i stabilny (czas działania usługi to 97.5%) dostęp do danych z każdego miejsca. Do swoich danych można łączyć się czy to z urządzeń mobilnych czy stacjonarnych. Są to dwa niezależne łącza internetowe i w razie awarii pierwszego drugie zapewnia sprawny dostęp do usługi bez dodatkowych kosztów.
- Poufność danych klientów jest chronione regulaminem usługi, który jest zgodne z wytycznymi RODO. Dane zgromadzone na serwerze dostawcy w związku z wykonywaną usługą stanowią informacje poufne i nie są ujawniane innym podmiotom. Dostawca oświadcza, że stosuje wszelkie wymagane środki techniczne i organizacyjne, tak by przetwarzanie odbywało się zgodnie RODO. Dostawca usługi, zobowiązuje się do zwrotu lub usunięcia powierzonych mu danych osobowych niezwłocznie po ustaniu celu ich przetwarzania po rozwiązaniu lub wypowiedzeniu świadczenia usługi.
- Szyfrowane łącze, połączenie VPN oraz kopie bezpieczeństwa baz danych oraz plików każdego konta aplikacji są wykonywanie automatycznie każdego dnia o określonej godzinie. To pozwala chronić dane i łączyć się z nim na bardzo wysokim bezpiecznym poziomie. Wszystkie backup-y są przetrzymywane w niezależnych lokalizacjach niezwiązanych z serwerem produkcyjnym. Użytkownicy zawsze mają dostęp do pełnego backupu swoich danych. Dzięki czemu utrata cennych informacji nie wchodzi w grę. Natomiast zastosowanie certyfikatu SSL podczas połączenie do aplikacji sprawia, że jest ono szyfrowane i bezpieczne, działa to na podobnej zasadzie gdy łączymy się do swojego systemu bankowego. Taki certyfikat SSL potwierdza bezpieczeństwo szyfrowania danych przesyłanych pomiędzy użytkownikiem, a serwerem. Jest gwarantem zachowania poufności danych i całej komunikacji. Usługa pozwala również na włączenie VPN. Wówczas połączenie następuje poprzez zabezpieczony, zaszyfrowany tunel. Lokalizacja użytkownika zostaje zamaskowana i chroniona przez taki VPN. Dostęp do takiej sieci jest ograniczony i moderowany. Nie ważne gdzie złapiecie Internet, tak skonfigurowana usługa OptimaSales CRM zapewnia bezpieczny i swobodny dostęp do wszystkich swoich danych.