2021

Jako użytkownik programu czasami chciałbyś wiedzieć, czy są sprawy handlowe w Twojej bazie danych z którymi ty lub ktoś inny nie kontaktował się w wybranym okresie.

Dzięki temu możemy sprawdzić jaka jest nasza aktywność z naszymi klientami w danych sprawach. Czy przypadkiem o jakieś ważnej sprawie nie zapomnieliśmy?

Aby szybko odkryć taką aktywność lub jej brak z naszymi sprawami w programie służy do tego funkcja, która jest umieszczona na Liście spraw

pod ikoną Opcje grupowania, jako opcja Termin ostatniego kontaktu.

Prowadzenie tematów handlowych często ma związek z wieloma osobami, które mają na nią wpływ. W Optima Sales możemy nimi zarządzać w karcie Sprawy handlowej.

Zmianę głównej osoby dla danej sprawy handlowej możemy dokonać w karcie Sprawy w zakładce Osoby, które wpływają na daną sprawę.

Aby móc skutecznie utworzyć nową sprawę należy sprawdzić czy wszystkie ustawienia i uprawnienia zostały wprowadzone dla danego użytkownika.

Gdyż może okazać się, że dany użytkownik nie będzie mógł kliknąć na przycisk „+” na liście spraw z powodu jego nieaktywności albo w oknie w oknie nowej sprawy nie będzie mógł wybrać wybrać wartości w polu proce, tym samym nie utworzy sprawy. W związku z tym poniżej przedstawiamy miejsca, które należy sprawdzić aby móc to wykonać.

Po odpowiednim skonfigurowaniu poczty w zakresie IMAP i SMTP (patrz poniżej dokumenty powiązane) w programie na koncie użytkownika możemy uzyskać automatyczne zapisywanie się e-mail nie tylko w karcie Kontaktu ale również w karcie Sprawy w zakładce E-mail. 

Aby działo się to automatycznie należy pamiętać o pewnym drobnym szczególe. Poniżej przedstawiamy te szczegóły.


1. Wiadomości e-mail pojawią się w zakładce E-mail w karcie Sprawy tutaj…

W programie można wysłać zbiorcze, spersonalizowane wiadomości e-mail do wybranych spraw handlowych. Można to wykonać z poziomu listy spraw zaznaczając jedno lub wiele spraw.

Dzięki temu łatwo możemy wykonać tzw. follow-up po przedstawionej ofercie handlowej. Follow-up’mi są wiadomości e-mail, które na celu mają przesuwać Cię w procesie zakupowym klienta zgodnie z naszymi etapami sprzedaży. Jak to wykonać prezentujemy poniżej.

W karcie Sprawy znajduje się zakładka Kalkulacji. Dzięki której możemy stworzyć prostą i wielowariantową kalkulację handlową. Generalnie zakładka Kalkulacja służy do przygotowania oferty handlowej, czyli umieszczania w niej produktów, usług i zarządzania nimi.

Posiada wiele użytecznych mechanizmów, które pomagają w określaniu końcowej ceny sprzedaży. Poza tym wyposażona jest w informacje, które są niezbędne przy ocenie kosztów, marży zysku i zysku przygotowywanej oferty. Po określeniu wszystkich parametrów naszej kalkulacji handlowej możemy jej treść podejrzeć na podstawie wybranego szablonu, przed wysłaniem do klienta, w zakładce naszej przeglądarce internetowej.

Poniżej dowiedz się jak w pełni możemy wykorzystać zakładkę Kalkulacji oraz inne zakładki pomocne do stworzenia oferty handlowej w swojej codziennej handlowej pracy.

1. Pracę w zakładce kalkulacja rozpoczynamy od dodania produktów/usług oraz ich wycenienia w wybranym wariancie. Jest klika sposobów na umieszczenie produktu/usługi lub produktów/usług w zakładce Kalkulacja. Poniżej zostały one omówione.

Czasami jest taka sytuacja, że nie chcemy korzystać z wbudowanych w program mechanizmów do tworzenia kalkulacji ofert, gdyż używamy do tego specjalistycznych kalkulatorów otrzymanych  od producenta. Czasami ma to miejsce przy oferowaniu, sprzedaży np: okien, drzwi, dachów, samochodów, usług finansowych itd.

Pomimo tego, nadal zależy nam na zarządzaniu spawami handlowymi, aby szybko do nich wracać, a także od razu mieć w nią pełen wgląd aby wiedzieć: dla kogo one zostały przygotowane, a jakim znajdują się etapie, o jaką kwotę gramy i kiedy będzie prawdopodobna decyzja oraz to kto od strony klienta jest w to zaangażowany, a także z kim konkurujemy, co wykonaliśmy i co mamy zaplanowane do wykonana i przez kogo.

W związku z tym w Optima Sales użytkownicy mają możliwość prowadzić dwa typy spraw handlowych. Jeden typ spraw handlowych to sprawy handlowe z pełnym przygotowaniem oferty na podstawie katalogów, cenników produktów i usług handlowych wraz wysyłaniem bezpośrednim z programu, a następnie jej monitorowanie oraz pełne zarządzanie wg. własnego procesu sprzedaży.

Natomiast drugi typ spraw handlowych może być prowadzony bez kalkulacji handlowych. Wówczas wykorzystujemy jedynie mechanizmy do zarządzania sprawami wg. własnych procesów sprzedaży.

W jakich okolicznościach biznesowych dany przypadek jest najlepiej wykorzystać?

1. Sprawy handlowe z pełnym ofertowanie i zarządzaniem najlepiej sprawdzają się tam gdzie z poziomu jednego programu chcielibyśmy w pełni zarządzać przygotowaniem, wysyłka, monitorowaniem oraz zarządzaniem tj:


– tworzyć sprawy handlowe wraz z ich numeracją wg. własnego procesu sprzedaży,

– zarządzać cennikami i katalogami produktów i usług,

– przygotowywać kalkulacje proste i wielowariantowe oraz znać od razu zyskowność oferty i jej marże, narzuty

– dokonywać podglądu oferty, w oparciu o wybrany szablon, przed jej wysłaniem do klienta

– monitorować stan odsłon wysłanej oferty,

– posiadać dostęp do pełnej historii wysłanych i odebranych e-mail z treścią

– planować działania i zapisywać historię zdarzeń,

– tworzyć różne zestawienia odpowiadające na pytania: na jakim etapie jestem z danym klientem w danej sprawie, kiedy możemy spodziewać się ich decyzji, ile i na jaką wielkość zostało wygranych, przegranych, zawieszonych spraw, kto jakie sprawy prowadzi i z jakim klientem itd.

2. Sprawy handlowe tylko z zarządzaniem najlepiej sprawdzają się tam gdzie istnieją w procesie ofertowania specjalne kalkulatory branżowe. Natomiast brak jest zarządzania ofertą handlową po jej wysłaniu do klienta. Tacy użytkownicy szukają wówczas rozwiązania, które pozwala im:

– tworzyć sprawy handlowe wraz z ich numeracją wg. własnego procesu sprzedaży,

– podłączać załączniki w różnych formatach do prowadzonych sprawa

– planować działania i zapisywać historię zdarzeń z daną sprawą,

– posiadać dostęp do pełnej historii wysłanych i odebranych e-mail z treścią

– tworzyć różne zestawienia odpowiadające na pytania: na jakim etapie jestem z danym klientem w danej sprawie, kiedy możemy spodziewać się ich decyzji, ile i na jaką wielkość zostało wygranych, przegranych, zawieszonych spraw, kto jakie sprawy prowadzi i z jakim klientem itd.

Uwaga 1.: Wyłączenie opcji sprawy bez kalkulacji dotyczy wszystkich użytkowników, nie jest to indywidualna opcja przypisana do wybranego użytkownika. Po wyłączeniu tej opcji dotyczy to całego zespół handlowy.

Uwaga 2.: Nie każdy użytkownik może wyłączy lub włączyć tą opcję. Należy posiadać odpowiednie uprawnienia.

Uwaga 3.: Wcześniejsze sprawy przed tą zmianą (wyłączenia kalkulacji) zachowują jedynie podstawowe informację o wartości i koszcie, natomiast co do innych rzeczy to jest brak dostępu (nie zostały one usunięte, ale jedynie ukryte tj. kalkulacja, szczegóły, podgląd).

Jak wyłączamy opcję sprawy handlowe bez kalkulacji?

Karta Sprawy zawiera wszystkie podstawowe informacje, które są zorganizowane w panelu bocznym oraz przedstawione w górnych i dolnych zakładkach.

1. Jakie informacje zawiera panel boczny i górne zakładki w karcie sprawy?