Użytkownik może zdefiniować własny format – dla każdego typu faktury, która jest wystawiana w programie.
Aby to zrobić należy przejść do zakładki Ustawienia -> Zamówienia, Faktury, Wydatki -> Faktury i w tym miejscu można dokonać zmian i je zapisać. Aby przejść do Ustawień należy klikając na ikonkę nawigacji w programie, która znajduje się w prawym górnym rogu i wybrać odpowiednią opcję.
Następnie przechodzimy do opcji numerowania Faktur w otworzonej karcie Ustawień, czyli Ustawienia -> Zamówienia, Faktury, Wydatki -> Faktury.
Jak widać w poszczególnych polach można dokonać edytować numeracji wstawiają dostępne tzw. tagi, zmienne w pole numeru dla poszczególnego rodzaju faktury, a także od jakiego numer ma rozpocząć się numerowanie w danym okresie.
Co oznaczają opcje rozpoczęcia numerowania?
ciągłego od – ta numeracja prowadzona jest przez cały okres działalności, bez rozpoczynania na nowo z kolejnym miesiącem czy rokiem numeracji, oczywiście można rozpocząć od wprowadzonego numeru i dalej kontynuować
w miesiącu od – w tej opcji numerowanie następuje z każdym miesiącem od początku lub od wprowadzonego numeru, wystarczy w formacie numeru wstawić znacznik – miesiąc (data wystawienie)
w roku od – numeracja rozpoczyna się z początkiem każdego roku do początku lub wprowadzonego numeru, wystarczy w formacie numeru wstawić znacznik – rok (data wystawienie)
Różne przykłady formatu numerowania dla faktury proforma
1. Numerowanie faktury w nowym roku od pierwszego lub od wprowadzonego numeru
W tym przypadku należy wprowadzić w polu format numerowania danego typu faktury przykładowy ciąg znaczników i zapisać zmianę.
a) numerowanie faktury od numeru 1 w nowym roku
znaczniki w formacie numeru:
{{ordinal_no_year}}/PROF/{{year_issue_date}}/{{user_initials}}
wynik po wygenerowaniu proformy na podstawie powyższego formatowania:
1/PROF/2024/SB
b) numerowanie faktury od numeru np. 10 w nowym roku
znaczniki w formacie numeru:
{{ordinal_no_year}}/PROF/{{year_issue_date}}/{{user_initials}}
wynik po wygenerowaniu proformy na podstawie powyższego formatowania:
10/PROF/2024/SB
2. Numerowanie faktur z każdym miesiącem od początku lub od wprowadzonego numeru
Podobnie jak dla roku wprowadzamy odpowiednie znaczniki formatu numeru, ale tym razem dla miesiąca i zapisać zmianę.
a) numerowanie faktur od numeru 1 w danym miesiącu
znaczniki w formacie numeru:
{{ordinal_no_month}}/PROF/{{month_issue_date}}/{{year}}/{{user_initials}}
wynik po wygenerowaniu proformy na podstawie powyższego formatowania:
1/PROF/01/2024/JK
b) numerowanie faktur od dowolnego, wprowadzonego numeru np. 11 w danym miesiącu
znaczniki w formacie numeru:
{{ordinal_no_month}}/PROF/{{month_issue_date}}/{{year}}/{{user_initials}}
wynik po wygenerowaniu proformy na podstawie powyższego formatowania:
11/PROF/01/2024/JK
Zgodnie i na podobieństwo tego przykładu można stworzyć format numeru dla innych rodzajów faktur. Przetestuj możliwości.
Stwórz swój własny format numeru z dostępnych znaczników i własnych zwrotów, słów, znaków
Skorzystaj z dostępnych znaczników i stwórz swój własny format numeru faktur odpowiadający twoim potrzebom. Poniżej prezentujemy dostępne znaczniki, które można użyć w tym celu.
Uwaga: Jeśli chcesz, aby numeracja dokumentów była zgodna z Twoimi ustawieniami, które wprowadziłeś, musisz pamiętać o dwóch rzeczach:
a) W danym okresie nie może być wcześniej wystawionych dokumentów ani na liście faktur ani w koszu,
b) Numeracja poprawnie działa dla pierwszego wystawionego dokumentu w danym okresie. Dzięki temu zostanie zachowana ciągłości numerowania w każdym okresie.
Powiązane dokumenty:
Jakie możliwości daje moduł zamówień i faktur w OptimaSales CRM?
Jak utworzyć fakturę VAT z zamówienia od klienta?
Aby ustawić format numerowania zamówienia do klienta lub do dostawcy, przed wystawieniem pierwszego zamówienia, należy przejść do Ustawień/Zamówienia, faktury, wydatki/Zamówienia.
Na poniższym rzucie widzimy, że w odpowiednim polu wprowadzamy znaczniki dla naszego formatu numeru zgodnie z przedstawionym przykładem. Dostępne znaczniki są przedstawione wraz z opisem czego dotyczą.
Moduł zamówień i faktur w OptimaSales CRM pozwala na tworzenie i zarządzanie dokumentami sprzedaży w tym samym programie w którym realizujemy inne działania przed, w trakcie i po sprzedażowe.
Dzięki temu uzyskujemy komfort pracy bez przełączania się pomiędzy rożnymi programami oraz zachowujemy większą kontrolę i spójność danych, a także natychmiastowy, pełny obraz klienta.
Aby móc skorzystać z modułu Zamówienia i Faktury należy:
W module zamówień i faktur w OptimaSales CRM możemy utworzyć zamówienie od klienta, zamówienia do dostawcy. Wystawić różnego typu faktury: proformy, faktury vat, duplikaty, korekty, faktury zaliczkowe i rozliczeniowe. Dostępne jest również prowadzenie wydatków.
Wszystkie powyższe dokumenty można w łatwy sposób kojarzyć, łączyć z różnymi obiektami w programie. wielu przypadkach dzieje się to automatycznie. Natomiast można utworzyć takie skojarzenia ręcznie. Mamy tu na myśli: klientów, partnerów, sprawy handlowe, zgłoszenia.
W celu przyspieszenia różnych operacji jest możliwość, dla przykładu, z wygranej oferty utworzyć od razu zamówienie od klienta lub proformę bez przepisywania jej zawartości (produktów, usług).
Poniżej przedstawiamy schemat na którym przedstawiamy możliwości tworzenia dokumentów z różnych miejsc w programie.
Poniżej przedstawiamy dokumenty jakie można wygenerować w OptimaSales CRM na podstawie poniższego schematu.
1. Z wygranej sprawy handlowej (oferty) możemy utworzyć zamówienie od klienta.
2. Z wygranej sprawy handlowej (oferty) możemy utworzyć proformę.
3. Z wykonanego, zakończonego zgłoszenia możemy wystawić zamówienie od klienta.
4. Z wykonanego, zakończonego zgłoszenia możemy wystawić proformę.
5. Z zamówienie od klienta (ZOK) możemy utworzyć zamówienie do dostawcy bądź zamówienia, wszystko zależy od tego jakie produkty lub usługi i od jakiego dostawcy znajdują się na ZOK.
6. Z zamówienie od klienta (ZOK) możemy wystawić proformę.
7. Z zamówienie od klienta (ZOK) możemy wystawić fakturę zaliczkę.
8. Z jeżeli z zamówieniem od klienta (ZOK) zostały wystawione faktury zaliczki to możemy wystawić fakturę końcową rozliczeniową.
9. Z proformy możemy wystawić fakturę sprzedaży VAT.
10. Dla faktur możemy wystawić duplikaty oraz możemy utworzyć duplikat dla wydatku.
11. Z faktury sprzedaży VAT możemy wystawić korektę faktury VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty dla faktury zaliczki i rozliczeniowej.
12. Z zamówienia od klienta oraz z zamówienia do dostawcy możemy utworzyć wydatek.
13. Można dokonywać różnego typu powiązań pomiędzy dokumentami poprzez zakładkę dokumenty powiązanie w odpowiednich kartach, np. w karcie zamówienia od klienta dokonać powiązania ze sprawą handlową (ofertą) itd.
Poza powyższym możemy wystawiać dokumenty osobno z odpowiednich miejsc w programie.
Dla przykładu z listy zamówień od klienta zamówienie, z listy zamówień do dostawców zamówienie do dostawcy wybierając odpowiedniego odbiorcę itd.
Więcej szczegółów co i jak wykonać znajduje się w kolejnych dokumentach w sekcji zamówienia i faktury w naszej Bazie Wiedzy.
Dokumenty powiązanie:
Jak aktywować moduł zamówienia i faktury w OptimaSales CRM?
Z jakich miejsc można utworzyć zamówienie od klienta w OptimaSales CRM?
Szkolenia są nieodłącznym elementem rozwoju każdej firmy. Pozwalają podnosić kwalifikacje pracowników, zwiększać ich motywację i lojalność, a także poprawiać jakość usług i produkty oferowanych klientom. Jednak organizacja i zarządzanie szkoleniami nie jest prostym zadaniem. Wymaga wielu czynności administracyjnych, planistycznych i logistycznych, które pochłaniają czas i zasoby.
Dlatego warto skorzystać z nowoczesnego narzędzia, które usprawni i zautomatyzuje proces obsługi szkoleń w firmie. Takim narzędziem jest moduł do obsługi szkoleń, który jest częścią systemu OptimaSales CRM.
Czym jest moduł do obsługi szkoleń w crm?
Moduł do obsługi szkoleń to specjalna funkcja systemu OptimaSales CRM, która umożliwia kompleksową obsługę szkoleń organizowanych przez firmę lub dla firmy. Moduł ten pozwala na:
• tworzenie i edytowanie oferty bazy szkoleniowej, w tym definiowanie celów, programów, terminów, miejsc i cen szkoleń,
• rejestrowanie i zarządzanie zgłoszeniami i uczestnikami szkoleń, w tym wysyłanie potwierdzeń, zaproszeń, przypomnień i ankiet ewaluacyjnych,
• planowanie i koordynowanie zasobów szkoleniowych, w tym sal, sprzętu, materiałów, wykładowców i cateringów,
• fakturowanie i rozliczanie szkoleń, w tym wystawianie faktur, monitorowanie płatności, generowanie raportów i statystyk,
• komunikowanie się z uczestnikami, wykładowcami i partnerami szkoleniowymi, w tym prowadzenie korespondencji z załącznikami, wysyłanie materiałów, certyfikatów i zaświadczeń,
• analizowanie i ocenianie efektów szkoleń, w tym zbieranie opinii, mierzenie satysfakcji, sprawdzanie wiedzy i umiejętności, nadawanie certyfikatów i rekomendacji.
Jakie korzyści daje moduł do obsługi szkoleń?
Moduł do obsługi szkoleń daje wiele korzyści dla firmy, która organizuje lub korzysta ze szkoleń. Oto niektóre z nich:
• oszczędność czasu i pieniędzy – dzięki automatyzacji i integracji wielu procesów związanych z obsługą szkoleń, można zaoszczędzić czas i zredukować koszty administracyjne, logistyczne i operacyjne,
• poprawa jakości i efektywności szkoleń – dzięki lepszemu planowaniu, koordynowaniu i monitorowaniu szkoleń, można zapewnić wysoki poziom merytoryczny, organizacyjny i techniczny, a także lepiej dopasować szkolenia do potrzeb i oczekiwań uczestników,
• zwiększenie lojalności i zadowolenia klientów – dzięki profesjonalnej i elastycznej obsłudze szkoleń, można budować pozytywny wizerunek firmy, wzmacniać relacje z klientami i podnosić ich satysfakcję i zaangażowanie,
• rozwój i innowacja firmy – dzięki ciągłemu podnoszeniu kwalifikacji pracowników, można zwiększać ich kompetencje, motywację i produktywność, a także wprowadzać nowe rozwiązania i usprawnienia w firmach.
Jak skorzystać z modułu do obsługi szkoleń?
Aby skorzystać z modułu do obsługi szkoleń, wystarczy posiadać system OptimaSales CRM lub zdecydować się na jego wdrożenie w firmie. Moduł ten jest dostępny jako opcja dodatkowa do podstawowej wersji systemu CRM, która oferuje wiele innych funkcji ułatwiających zarządzanie relacjami z klientami, sprzedażą, marketingiem, serwisem i zamówieniami, fakturami.
System OptimaSales CRM jest łatwy w obsłudze, elastyczny w konfiguracji i skalowalny w zależności od potrzeb firmy. Można go również zintegrować z innymi systemami i aplikacjami używanymi w firmie, takimi jak poczta e-mail czy internetowe formularze www do zbierania danych kontaktowych (leadów).
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o module do obsługi szkoleń i systemie OptimaSales, zapraszamy do kontaktu z nami. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania, zaprezentujemy Ci nasze rozwiązanie i przygotujemy dla Ciebie indywidualną ofertę. Skontaktuj się z nami by sprawdzić (testy demo) czy warto zacząć korzystać z zalet modułu do obsługi szkoleń w swojej firmie.
Moduł zamówień i faktur w CRM OptimaSales to zamówienia od klienta i do dostawców, faktury sprzedaży, zaliczki, korekty. Baza klientów i dok