Funkcji tyle ile potrzeba nie więcej. Wysoka użyteczność w przyjaznej oprawie. OptimaSales CRM to wystarczająco proste narzędzie dla prawie każdej firmy. Marketing, sprzedaż, realizacje i serwis.

Zarządzanie leadami, klientami

Zarządzanie leadami, klientami

  • Integracja z bazą GUS przy wprowadzaniu kontaktów w programie crm
  • Wizualizacja klientów na mapie w serwisie Google Maps
  • Zabezpieczenie przed duplikacją danych przy ich ręcznym wprowadzaniu
  • Import danych kontaktowych wraz z mechanizmem mapowania i de-duplikacji bez ograniczeń ilości, z formatu CSV z obsługą polskiej strony kodowej
  • Zarządzanie kontaktami jako osoby fizyczne, a nie tylko firmy, crm program dla B2B i B2C, to rzadkość
  • Uzupełnianie danych adresowych przy pomocy bazy kodów pocztowych
  • Karta kontaktu wraz z podsumowaniem i szczegółami
  • Możliwość otwierania jednocześnie wielu kart kontaktów
  • Zarządzanie listą leadów, prospektów, klientów, partnerów, dostawców itd.
  • Proste i złożone mechanizmy filtrowania danych po etykietach
  • Proste lub oparte o zestawy kwalifikowanie wraz odpowiednimi statusami
  • Konwersja leadów na klientów, partnerów po ich pozytywnej kwalifikacji
  • Mechanizm przeszukiwania tekstowego danych kontaktowych
  • Filtrowanie danych na liście wg różnych kryteriów
  • Praktyczne grupowanie danych na liście wg ostatniego kontaktów, branży, opiekuna itd. wraz z filtrowaniem
  • Bezpośredni dostęp do szczegółów kontaktu z poziomu listy
  • Własne widoki listy kontaktów np. moi klienci z branży x i województwa y
  • Automatyczne przydzielanie kontaktów do różnych grup
  • Zobacz kartę i listę kontaktów

Planowanie działań, historia

Planowanie działań, historia

  • Planowanie różnego typu działań,
  • Planowanie działania z e-maila wraz z jego treścią
  • Definiowanie własnych typów działań w programie crm
  • Wyznaczanie trasy dojazdu do klienta w serwisie Google Maps
  • Duplikowanie działań dla powtarzających się czynności
  • Wyszukiwanie kontaktów w oknie działania, historii i notatki
  • Delegowanie działań dla wybranych użytkowników
  • Ławy dostęp do szczegółów działania z poziomu list, bez otwierania okna
  • Planowanie kolejnych działań z poziomu okna zakańczania działania, jako następny krok
  • Delegowanie i planowanie kolejnych działań z wiadomości e-mail wraz z jej treścią
  • Rejestracja zdarzeń i historii ze szczegółami, załącznikami
  • Zapis notatek wraz z załącznikami
  • Przypomnienia na e-mail i alarmy na ekranie w programie crm
  • Zarządzanie listą działań i historii
  • Własne widoki listy działań i historii
  • Filtrowanie danych wg. różnych kryteriów
  • Grupowanie danych na listach wg. priorytetu, opiekuna itd.
  • Głębokie przeszukiwanie tekstowe w wieku zakamarkach systemu crm
  • Podpowiedzi o konfliktach planowanych terminów działań
  • Zobacz listę działań i historii i notatek

Kalendarz Grupowy

Kalendarz Grupowy

  • Różne formaty kalendarza: dzienny, tygodniowy, miesięczny
  • Kalendarz zintegrowany z listą dziań
  • Dwukierunkowa integracja z różnymi kalendarzami poprzez zaproszenia e-mail
  • Planowanie działań z poziomu kalendarza w programie crm
  • Podgląd szczegółów działania za pomocą chmurki
  • Możliwości filtrowania i przeszukiwania zawartości kalendarza
  • Podgląd i zarządzanie kalendarzem grupowym
  • Przypisywanie kolorów do użytkowników w celu lepszej widoczności ich działań w kalendarzu crm
  • Czytelna prezentacja jednodniowych zadań i wielodniowych wydarzeń
  • Udostępniania kalendarza on-line innym osobom
  • Zobacz jak wygląda kalendarz

Własne procesy, prognozy i lejki sprzedaży

Własne procesy, prognozy i lejki sprzedaży

  • Tworzenie i definiowanie własnych, jednego lub wielu procesów sprzedaży w crm
  • Procesy sprzedażowe przypisane do użytkownika crm oraz skojarzone z faza zakupu klienta
  • Tworzenie i zarządzanie sprawami handlowymi (oferty lub kontrakty) indywidualnie lub zespołowo w programie crm
  • Sprawy jako projekty, czyli możliwość prowadzenia spraw zespołowo wg zdefiniowanych procesów wraz z podpinaniem działań do różnych etapów sprawy widocznych w kalendarzu crm działań użytkownika
  • Przypisywanie procesów do wybranych użytkowników
  • Zarządzanie procesem i lejkiem sprzedaży na liście spraw wraz z graficzną prezentacją w programie crm
  • Trójkolorowy monitoring kondycji sprawy handlowej w celu lepszego zarządzania sprzedażą
  • Grupowanie sprawy handlowych po etapach
  • Łatwa i szybka analiza zespołu sprzedażowego w oparciu o proste i wielopoziomowe filtrowanie
  • Szybkie zestawienia analityczne oraz możliwość ich eksportu do dalszej obróbki graficznej
  • Zobacz przypisany przykładowy proces przypisany do sprawy

Lista i karty spraw handlowych

Lista i karty spraw handlowych

  • Zarządzanie okazjami sprzedażowymi wraz z mechanizmami ich etykietowania w programie crm
  • Zarządzanie listą spraw handlowych (wygrane, przegrane, zawieszone) przy wykorzystaniu filtrów
  • Bezpośredni dostęp do szczegółów sprawy z poziomu listy, bez otwierania karty sprzedaży
  • Karty sprawa wraz z pełną historią, działaniami oraz automatycznie podpinającymi się wiadomościami e-mail
  • Zestawienie danych o sprawach w formie grupowania wraz z podsumowaniem wg różnych kryteriów w systemie crm
  • Tworzenie własnych widoków listy spraw (prywatne i publiczne) np. z kim, kiedy, powód wygrania
  • Łatwa cena wpływ konkurencji na sprawy sprzedażowe (z kim przegrałem i dlaczego) w programie crm
  • Różne grupowanie np.: po terminach ostatniego kontaktu lub e-mail, terminu podjęcia decyzji, wieku sprawy
  • Zobacz i poznaj elementy listy i karty sprawy

Oferty i kalkulacje handlowe

Oferty i kalkulacje handlowe

  • Łatwość tworzenia prostych i złożonych kalkulacje oferty wraz z opisami produktów, obrazkami, odnośnikami do innych stron lub nagrań wideo wprost oprogramowaniu crm
  • Kalkulacje i oferty handlowe tworzone są bezpośrednio w systemie crm wraz z niezbędnymi szczegółami
  • Proste umieszczanie produktów wraz możliwością filtrowania i pełną informacją o cenach w kalkulacji oferty
  • Możliwość tworzenia ofert jedno i wielo-wariantowych w różnych walutach, wielo-opcyjne ofertowanie w crm
  • Automatyczne wyliczanie kluczowych parametrów opłacalności oferty wraz z elastycznym przydzielaniem rabatów dla poszczególnej pozycji w kalkulacji, informacje o rabatach ogólnych dla całego wariantu, a także wyliczanie marży, zysku, narzutu itd.
  • Definiowanie niezbędnych parametrów oferty: termin ważności, sposób i warunki płatności, czas dostawy itd.
  • Własne logo oraz obsługa bankowych kont walutowych na szablonach ofert i dokumentów w programie crm
  • Własny format numerowania spraw, składnia numeru jest definiowana przez użytkownika, zgodnie naszą potrzebą
  • Tworzenie oferty w różnych walutach i językach w oparciu o własne szablony, możliwość wysyłania wprost z programu crm
  • Wysłanie i monitorowanie ofert handlowych wprost z systemu w oparciu gotowe lub własne szablony ofert
  • Automatyczne zapisywanie wysłanych wersji ofert handlowych do klienta z możliwością ich ponownego przeglądania, historia wersji
  • Funkcja duplikuj zawartości całej sprawy lub wybranego wariantu oraz kopiowanie pozycji pomiędzy wariantami
  • Opcje szybkiego tłumaczenia pozycji w ofercie na różne języki
  • Szybkie i łatwe podsumowanie opłacalności ofert handlowych
  • Zerknij jak wygląda kalkulacja sprawy

Produkty, usługi, cenniki

Produkty, usługi, cenniki

  • Importowanie cenników (produktów i usług) z formatu CSV wraz z automatycznym mapowaniem kolumn do programu crm
  • Weryfikowanie duplikatów produktów podczas ich importu lub ręcznego tworzenia pojedynczych produktów wraz generowaniem brakujących kodów
  • Lista produktów wraz z przydatnymi mechanizmami grupowania, etykietowania oraz filtrowania (prostego i złożonego) produktów
  • Mechanizm wyszukiwania produktów i usług po dowolnych polach w systemie crm
  • Karta produktu w której znajdują się przydatne informacje o produkcie (nazwa, opisy, linki do zdjęć, filmów, załączniki w różnym formacie itd.) oraz inne pola i zakładki opisujące szczegółowo produkt, usługę
  • Informacje o cenie zakupu, sprzedaży, katalogowej w różnych walutach
  • Określanie ceny promocyjnej wraz z terminem jej obowiązywania
  • Przypisywanie cen specjalnych produktu dla wybranych klientów i partnerów
  • Tworzeni własnych, ogólnych poziomy rabatów (np.: gold, silver, bronze) wraz z przypisywaniem ich do wybranych firm
  • Automatyczna analiza cen (rabaty, cena specjalna, cena promocyjna) podczas tworzenia kalkulacji oferty handlowej dla wybranego klienta
  • Mechanizm przeliczanie cen dla wybranych produktów i usług w crm
  • Mechanizm masowej zmiany wartości  dla wybranych pól opisujących produkt
  • Analiza ad hoc dotycząca produktu kto i ile zakupił danego produktu i usługi
  • Automatyczne wyliczanie niezbędnych informacji dot. marży, narzutu, zysku dla produktów
  • Przypisywanie różnych zmieników dla danego produktu
  • Wprowadzanie i opisywanie informacji o konkurencyjnych produktach
  • Eksportowanie cenników produktów i usług dla partnerów
  • Wyznaczanie menadżera produktów
  • Archiwum produktów oraz przenoszenie do kosza wraz z trwałym usuwaniem
  • Poznaj elementy listy produktów i karty produktu

Niespotykane filtrowanie i grupowanie danych

Niespotykane filtrowanie i grupowanie danych

  • Proste i złożone mechanizmy filtrowania danych po etykietach, czyli możliwość etykietowania danych, a następnie pokazywanie ich w różnych konfiguracjach (pokaż dane z tylko etykietą A i B ale bez C, pokaż dane bez etykiety D i tylko z E itd.) w systemie crm
  • Spersonalizowane statystyki, zestawienia i raporty dzięki połączeniu grupowania i filtrowania na listach oraz podsumowania w kartach klientów i spraw dostarcza w bardzo łatwy i przestępny sposób kluczowe informację o kliencie w programie crm
  • Automatyczne grupowanie danych dotyczących klientów i ich działań, historii oraz spraw, proces grupowania działa w tle, a zależy o zebranych i uzupełnionych danych np. po typie kontaktu, branży, źródle, ostatnim kontakcie, wygranych lub przegranych sprawach itd.
  • Wielopoziomowe filtrowanie danych przy pomocy drzewa filtrów przypisanych do każdej listy dające wiele możliwości filtrowania w różnych zakresach danych o klientach w celu łatwego znalezienia potrzebnych informacji
  • Mechanizm przeszukiwania tekstowego danych w programie crm wykorzystuje przeszukiwanie alfanumeryczne w różnych zakamarkach programu np. notatkach, opisach, kolumnach, załącznikach

Moduł kampanie marketingowe

Moduł kampanie marketingowe

  • Wiele opcji do tworzenia grupy docelowej na podstawie prostego i wielopoziomowego filtrowania kontaktów wraz z grupowaniem, czyli precyzyjne targetowanie odbiorców (leadów, klientów)
  • Spersonalizowana komunikacja z klientami w oparciu o dopasowane szablony (własne lub wbudowane) czyli definiowanie różnych szablonów dla wybranych typów kampanii
  • Planowanie, a następnie automatyczna realizacja spersonalizowanych wysyłek e-mail (np.: wysyłki jednorazowe, wieloetapowe lub profilowane sekwencyjne, interwałowe) aby dostarczyć newslettery, biuletyny, szkolenie oraz kursy edukacyjne
  • Kompleksowy wgląd w historię interakcji z każdym klientem, czyli szybko można się zorientować kto brał w których kampaniach udział i co do niego zostało wysłane
  • Informacja jakie produkty i usługi oraz w jakich cenach proponowaliśmy w ramach danej kampanii wraz z jej kodem do identyfikacji
  • Na bieżąco śledzenie liczby wysłanych, oczekujących, otwartych i klikniętych oraz odbitych i błędnych wiadomości e-mail
  • Szybki dostęp do najważniejszych wskaźników kampanii: przychody, koszty, ROI oraz wskaźnik wzrostu sprzedaży czyli ile wygranych spraw handlowych przyniosła kampanii w stosunku do kosztów
  • Możliwość analizy wysyłek i wyciągania z nich wniosków w oparciu o najważniejsze wskaźniki tj. współczynnik otwarć maili (Open Rate), współczynnik kliknięć (Click Through Rate), współczynnik kliknięć do otwarć (Click to Open Rate)
  • Monitoring budżetu kampanii, czyli jego procent realizacji
  • Zgoda użytkownika wg. RODO oraz szablony wypisz się z kampanii
  • Poznaj listy kampanii wraz z odbiorcami i kartę kampanii wraz z analizą wskaźnikową

Moduł serwisu i realizacji

Moduł serwisu i realizacji

  • Zarządzanie listą i kartą systemów i produktów technicznych wraz z mechanizmami grupowania i wielopoziomowego filtrowania przydatnymi dla osób z działów technicznych
  • Zarządzanie listą zgłoszeń, realizacji wraz z mechanizmami grupowania i wielopoziomowego filtrowania dla osób na nich pracujących
  • Możliwość rejestracji wraz z pełną informacją różnego rodzaju produktów i systemów w karcie klienta, dzięki czemu widzimy co i kiedy oraz za ile klient zakupił i posiada
  • Definiowanie i przypisywanie systemów (np. alarmowych, grzewczych, elektrycznych itp.) wraz z jego elementami i oddzielnych produktów do różnych lokalizacji (adresów obiektów) klienta wraz z czytelną prezentacją i grupowaniem
  • Rejestrowanie i zarządzane różnymi typami zgłoszeniami serwisowymi oraz ich realizacja według wcześnie zdefiniowanych, własnych procesu techniczno-realizacyjno-naprawczych
  • Pełna informacja o naprawach, przeglądach w karcie wybranego produktu serwisowego, czyli tzw. karta „choroby” produktu serwisowego
  • Zarządzanie oraz rozliczanie różnego typu umów serwisowych w oparciu o wykonane zlecenia i zgłoszenia serwisowe
  • Przyjmowanie i wydawanie dokumentów związanych z naprawą, instalacją, montażem produktów na gwarancji, bez gwarancji, do przeglądu
  • Rozliczanie prac serwisowych z klientem i przesyłanie pełnych informacji o kosztach usług serwisowych i części zamiennych, realizacji montażu i naprawy na podstawie wykonanych zgłoszeń przez własny dział techniczny lub zleceń na zewnątrz
  • Łatwe i szybkie wyszukiwanie i filtrowanie niezbędnych informacji o zgłoszeniach i produktach serwisowych dla osób z działu obsługi serwisu, wsparcia technicznego
  • Tworzenie różnego atrybutów i cech potrzebnych dla serwisu i realizacji w oparciu o własne etykiety i wybrane pola
  • Automatyczne mechanizmy powiadamiania klienta na e-maila o postępie prac serwisowych na podstawie danego etapu
  • Możliwość monitorowania postępu prac przez klienta dotyczących jego zgłoszeń serwisowych
  • Planowanie różnego rodzaju działań związanych ze zgłoszeniami i produktami serwisowymi wraz a powiadomieniami na ekranie i na e-maila
  • Przypominanie o przeterminowanych zgłoszeniach na e-maila i na ekranie
  • Całościowy wgląd w historię interakcji z każdym klientem zgodnie z ustawionymi uprawnieniami użytkownika
  • Automatyczne przypisywanie korespondencji e-mail do poszczególnych zgłoszeń
  • Moduł serwisu dzięki gotowym zestawieniom pozwala na szybkie rozliczanie wg. stawek wszelkich prac osób z działu technicznego
  • Moduł ten zapewnia również sprawny przepływ pracy od osób z działu handlowego do działu realizacji po-sprzedażowej czy wsparcia niezależnie od ich lokalizacji

Pulpit menadżera i użytkownika

Pulpit menadżera i użytkownika

  • Pulpity służą do szybkich analiz i prognoz dzięki którym znacząco mogą przyczynić się do tego aby zwiększyć wydajność firmy. Dostęp do informacji nt. kluczowych wskaźników KPI pomaga menadżerowi i użytkownikom skoncentrować swoje wysiłki na działaniach, które mają największy wpływ i są zgodne z strategią firmy,
  • Pulpit Menadżera w zasadniczy sposób wspiera menadżera w procesie szybkich prognoz, analiz dot. całego zespołu. Natomiast Pulpit użytkownika wspiera danego użytkownika w zakresie tylko jego działań i w obszarze którym się zajmuje oraz pokazuje wyniki użytkownika na tle zespołu,
  • Pulpit i Pulpit Menadżera jest dostarczany jako opcja, moduł dodatkowy, nie występują w konfiguracji podstawowej programu.
  • Pulpit pozwala na definiowanie planów sprzedażowych oraz wskaźników skuteczności i konwersji oraz średnich wartości lub ich automatyczne wyliczanie dla wybranego użytkownika,
  • W pulpicie dostępny jest widok 360 dla wybranego użytkownika na tle zespołu lub całego zespołu wraz z podsumowaniem dla marketingu i sprzedaży,
  • Pulpit zawiera i wyświetla dane dotyczące lejka sprzedaży w sposób dynamiczny dla wybranych użytkowników, zespołu oraz porównywanie dwóch różnych lejków aby szybko porównać i wyciągnąć wnioski,
  • Dostępne są wykresy i wskaźniki dla działań/aktywności dla wybranego użytkownika na tle zespołu lub dla całego zespołu,
  • Szybko można zobaczyć plany, prognozy, wskaźniki dla wybranego użytkownika na tle zespołu lub dla całego zespołu,
  • Można również prognozować wartości lejka sprzedaży dla wybranego użytkownika, czyli czy, kiedy i ile % planu sprzedaży wykona w określonym czasie.

Integracja z programami pocztowymi

Integracja z programami pocztowymi

  • Współpraca z różnymi programami pocztowymi obsługującymi protokół Imap tj. MS Outlook, Thunderbird, Lotus Notes itp.
  • Pełna integracja jest oferowana jako usługa podstawowa, bez dodatkowych opcji
  • Użytkownik koresponduje z swojego ulubionego programu pocztowego na dowolnym urządzeniu, a historia sama podpina się do karty klienta w programie
  • Prosta konfiguracja w programie pozwala natychmiast poczuć moc tego rozwiązania
  • Odpisuj z poziomu pc, laptopa czy telefonu, a historię e-mail od razu znajdziesz w karcie danego klienta wraz z pełną treścią i tematem oraz załącznikiem

Definiowanie zespołów i dostępu do danych

Definiowanie zespołów i dostępu do danych

  • Zarządzanie użytkownikami wraz z definiowaniem uprawnień do informacji, danych, użytkownicy z odpowiednimi prawami mogą z łatwością definiować dostęp poszczególnym użytkownikom do danych w programie na wielu poziomach
  • Definiowanie własnych zespołów użytkowników dzięki temu można łączyć w zespoły i przydzielać im uprawnienia do danych w ramach danego zespołu, co pozwala tworzyć dedykowane zespoły w zależności od potrzeby np. regionu działania, branży lub innych konfiguracji

Dostosowanie do potrzeb

Dostosowanie do potrzeb

  • Własne Logo firmy oraz konta bankowe
  • Dodatkowe pola wraz ze zmianą ich nazw w kratach kontaktu i sprawy
  • Definiowanie własnych etykiet dla kontaktów, działań, historii, e-mail oraz spraw
  • Tworzenie własnych publicznych i prywatnych widoków list  kontaktów, działań, historii i spraw, np.: lista moich najlepszych klientów, lista z kim się ostatnio kontaktowałem, lista delegowanych działań, lek sprzedaży itp.
  • Własne słowniki danych np. stanowisko, branża, powody wygrania, przegrania itd.
  • Własne typy działań wraz z słownikami tematów do definiowania i ikonami
  • Możliwość pracy na rożnych wersjach językowych: polski, angielski, niemiecki
  • Szablony dokumentów ofert oraz wiadomości e-mail
  • Różne zestawienia wraz z możliwością eksportu do dalszej obróbki analitycznej
  • Możliwość odpłatnych, indywidualnych dostosowań aplikacji po dokonanej analizie

Integracja i współpraca

Integracja i współpraca

  • Integracja ze Skype (auto wybieranie numeru telefonicznego lub uruchamianie okna z czatem) z poziomu karty kontaktu, sprawy
  • Libra Office, Open Office, Nvu
  • MS Excel, dzięki temu możesz dokonać importu danych do naszego programu wraz z ich czyszczeniem
  • Integracja z protokołem SMTP i IMAP w zakresie wysyłania i odbierania poczty e-mail
  • Serwer bazy danych MySQL
  • Praca na systemach Windows, Linux, MAC OX, Android

Bezpieczeństwo, zdalny dostęp

Bezpieczeństwo, zdalny dostęp

  • Szyfrowany, bezpieczny dostęp (z opcją VPN) do programu przez przeglądarkę internetową
  • Bezpieczne logowanie oraz czasowe blokowanie IP przy wrogich próbach logowania
  • Archiwizacja danych: codzienna, do 3 dni wstecz
  • Dostęp do bazy danych jest pełny oraz bezpłatny wraz z historią w momencie rezygnacji z usługi lub jej zawieszenia lub ograniczenia ilościowego
  • Aplikacja działa na komputerach stacjonarnych, tabletach i telefonach
  • Program działa poprzez przeglądarkę zainstalowaną na Windows, Linux, OS Mac, Android do wyboru

Szybkość działania aplikacji

Szybkość działania aplikacji

  • Wymiana danych (przepustowość) następuje przy pomocy symetrycznego łącza o prędkości 100 Mbps
  • Czas  ładowania listy kontaktów z liczbą 20 tys. rekordów około 3 sek.
  • Lista działań, historii z 1.5 tys. rekordów jest gotowa do pracy w około 3 sek.
  • Otwieranie karty kontaktu lub sprawy wraz z wszystkimi zakładkami to 2 sek.
  • Utworzenie nowego kontaktu (wypełnienie wszystkich wymaganych pól w oknie) w oparciu o wpisanie NIP to około 20 sek.
  • Dodanie nowej osoby pod firmą to 10 sek.
  • Utworzenie nowej sprawy sprzedażowej to 20 sek.
  • Planowanie lub delegowanie nowego działania to 25 sek.
  • Przypisanie wiadomości e-mail do kontaktu, sprawy w ciągu 2-3 sek. (poprzez odśwież) lub automatycznie co 15 min.

Z OptimaSales zmniejszysz swoje wydatki informatyczne

Z OptimaSales zmniejszysz swoje wydatki informatyczne

  • Usługa OptimaSales to specyficzny outsourcing w ramach którego zapewniamy oprogramowanie i przejmujemy na siebie znaczną część obowiązków twojej firmy. Tym samym, zmniejszamy wydatki na obsługę  informatyczną oraz zakup sprzętu (serwerów) i jego instalację, konfigurację aby zapewnić bezpieczny, zdalny dostęp do danych, czytaj więcej…

Konsultacja, pomoc telefoniczna i e-mail

Konsultacja, pomoc telefoniczna i e-mail

  • Indywidualna pomoc i wsparcie w zakresie wykorzystania systemu w działalności użytkownika przez e-mail, telefon
  • Dostęp do bazy wiedzy z materiałami wspierającymi użytkownika
  • Praktyczne nagrania wideo pokazujące jak i co wykonać w programie
  • Możliwa jest instalacja oprogramowania w wersji stacjonarnej, w środowisku użytkownika, czyli model klasyczny