Lista historii i notatek służy do zarządzania całą historią relacji zarejestrowaną w programie. Lista wyposażona jest w mechanizmy filtrów ułatwiające zarządzanie zawartością.
Nad listą dostępne są praktyczne funkcje np. grupowanie, szukanie tekstowe, a obok na drzewie dostępne są przydatne filtry, które służą do wielopoziomowego filtrowania jej zawartość.
Natomiast w menu (po prawej w górnym rogu listy) są dostępne, predefiniowane mechanizmy grupowania. Można również tworzyć własne widoki danych.
W pierwszym kroku przechodzimy do zakładki Działania, następnie po prawej stronie jest ikona historii, po kliknięciu w ikonę otworzy się zbiorczą lista historii działań i notatek.
W programie Optima Sales w 3 prostych krokach zaplanujemy lub zadelegujemy działanie (zadanie) na podstawie otrzymanej, zapisanej wiadomości e-mail. Dzięki temu zobaczymy takie działanie (zadanie) wraz z treścią e-maila w naszym kalendarzu lub na liście działań. Poniżej prostych krokach jak to wykonać.
Aha, jeżeli nie masz jeszcze skonfigurowanego programu pod kątem automatycznego zapisywania e-mail to zerknij tutaj jak skonfigurować kont pocztowe w programie
Dzięki integracji Optima Sales z Moje Mapy Google uzyskujemy możliwość wyświetlenia lokalizacji klientów na mapie w serwisie Moje Mapy Google u których byliśmy na podstawie zapisanej historii w Optima Sales.
Uwaga: poprawność wyświetlanych danych na mapie zależy od wprowadzonych adresów klientów.
Aby móc wyświetlić na mapie położenie punktów wizyt, to należy przede wszystkim posiadać lub założyć konto w Google.
1. Gdy już posiadamy konto Google to możemy skorzystać Google Maps, jak to zrobić znajdziemy tutaj…
2. W kolejnym kroku tworzymy nową mapę na naszym koncie Moje Mapy…
Teraz z poziomu listy działań możemy wykreślić trasę dojazdu do klientów. Wystarczy, że zaplanujemy działania z wybranymi klientami, po czym wybierzemy funkcję Pokaż trasę w Optima Sales i w nowej zakładce pokaże się nam trasa dojazdu do wybranych klientów.
Prosto, szybko i przyjemnie. Wszystko w formie mapy z trasą oraz możliwością jej wysłania na telefon lub e-mailem by uruchomić nawigację.
Poniżej prezentujemy poszczególne kroki, jak to wykonać:
W programie znajduje się opcja duplikacji i przenoszenia działań z poziomu kalendarza oraz listy działań. Działania to czynności, które mamy zaplanowane do wykonania z kimś w jakiejś sprawie dziś lub w przyszłości.
W rezultacie funkcje te przydają się i upraszczają wykonywanie pewnych operacji na powtarzających się działaniach w codziennej pracy.
Poniżej prezentujemy szczegóły:
Jeśli chcemy mieć pewność, aby żadne zaplanowane działanie nam nie umknęło, to skorzystajmy z funkcji powiadomień wyświetlanych na ekranie komputera lub wysyłanych na e-maila w Optima Sales.
Dzięki temu nie musimy być „przykuci” do ekranu komputera aby mieć pewność, że nie umknęło nam żadne ważne zaplanowane działanie. Dzięki funkcji powiadomień wysyłanych na e-mail’a będąc poza biurem (lub ekranem komputera) otrzymujemy powiadomienie o działaniu na e-maila.
Oto 5 głównych korzyści jest funkcji:
1. Po włączeniu opcji powiadomienia na e-mail nie musimy sprawdzać przypomnień o ważnych zadaniach w Optima Sales. Bo będąc poza biurem oraz zasięgiem ekranu komputera program powiadomi Cię o Twoich działaniach na e-maila,
2. W treści powiadomienia znajdują się: główne informację o działaniu, spotkaniu wraz z danymi telefonicznymi oraz adresem e-mail,
3. Odpowiednio przygotowane linki pozwalają klikając na nr tel lub adres e-mail aby od razu nawiązać kontakt z naszym klientem,
4. Powiadomienia e-mail można również wykorzystać do działań delegowanych,
5. Na liście działań szybko odróżnimy działania mają powiadomienia e-mail, bo symbolizują to odpowiednie ikony.
Po skonfigurowaniu tej opcji w Ustawieniach programu, sami decydujemy kiedy i dla których działań włączamy tę opcję przypominania.
Ustawienia powiadomień (alarmu) możemy wykonać podczas planowania i edycji działania. Robimy to po otworzeniu okna działań zaznaczając odpowiednie opcje…
To, że w programie OptimaSales planowanie działania w programie jest dostępne z listy kontaktów i działań, kalendarza oraz z poziomu karty wybranego Kontaktu albo Sprawy handlowej, Zgłoszenia (Realizacji) itd. już wiemy.
Natomiast to, że jest jeszcze możliwość planowania działań, zapisywania historii i notatek, a także przypisywania notatek bez potrzeby przechodzenia do karty danej osoby, sprawy, zgłoszenia, zamówień, faktur, szkoleń lub listy to już inna sprawa. Dzięki temu uruchamianie tych operacji staje się jeszcze łatwiejsze do użycia niż do tej pory.
Poniżej rzuty ekranowe na których szybko możemy się zorientować jak i co wykonać.
Dzięki tej funkcjonalności możesz rejestrować informację z zakończonych działań oraz zapisywać notatki z przychodzących „kontaktów”. To pozwala budować całą historię kontaktu z naszymi klientami oraz mieć do niej szybki dostęp w razie potrzeby. Prostsze też stają się follow-up’y tak często występujące w działaniach handlowych.
Aby zarejestrować historię z wykonanego działania handlowego przechodzimy albo na listę kontaktów albo do wybranej karty kontaktu albo udajemy się na listę historii. Poniżej prezentujemy jak to wykonać na poszczególnych rzutach ekranowych…
Kalendarz Optima Sales poprzez zaproszenia na e-mail w formacie .ics łatwo współpracuje (w dwóch kierunkach) z różnymi znanymi kalendarzami.
Dzięki tej funkcji możemy używać Optima Sales nie tylko do planowania własnych działań w powiązaniu z wybranymi kontaktami oraz sprawami, ale także użyć ją do wysyłania i odbierania zaproszeń w związku z planowanymi wydarzeniami. Wydarzenia to różne typy działań, które znajdują się w programie. Możemy korzystać z istniejących lub tworzyć własne.
Planując czy to spotkanie, prezentację czy to rozmowę telefoniczną możemy wysłać zaproszenie do naszego kontaktu (klienta) wybierając treść zaproszenia lub odwrotnie, gdy odbierzemy takie zaproszenie e-mail na wydarzenie od klienta to możemy na jego podstawie, od razu w kalendarzu Optima Sales, stworzyć takie działanie.
Nasz klient, jeżeli korzysta z MS Outlook, MS Exchange, Google, Thunderbirda, Apple lub innego typu kalendarza, a nawet jeżeli używa kalendarza Optima Sales, to po odebraniu naszego zaproszenia w formacie .ics, oraz za swoją zgodą, takie zaproszenie z wydarzeniem wpisze do jego kalendarza wraz ze szczegółami. Nie będzie musiał tego ręcznie planować.
Dzięki temu planowanie spotkań i innych wydarzań w kalandarach po obu stronach staje się tanie i łatwe oraz zintegrowanie z całą bazą klientów. Takie wydarzenie, po zaakceptowaniu odbiorcy, wpada do jego kalendarza, a więc jest małe prawdopodobieństwo, że którejś ze stron coś umknie, tym bardziej, że można jeszcze działaniu przypisać alert (alarm, powiadomienie).
Poniżej w kilku krokach pokazujemy jak użyć tej funkcji wysyłania i odbierania zaproszeń, które przychodzą na e-maila…
Planowanie działania w programie jest dostępne z kliku miejsc tj. z listy kontaktów i działań (zakładka Kontakty i Działania), kalendarza oraz z poziomu karty wybranego Kontaktu albo Sprawy handlowej, Zgłoszenia (Realizacji) itd.. Dzięki temu, nie jesteśmy ograniczeni tylko do jednego miejsca z którego możemy planować nasze działania. Mamy swobodę kontekstowego działania.
Program jest wyposażony w możliwość wyszukania kontaktu z którym planujemy działanie, już w oknie planowania, w polu Z kim wpisujemy jego dane. Natomiast jeżeli zaznaczymy dany kontaktu na liście i użyjemy funkcji Zaplanuj działanie to automatycznie dane w polu Z kim zostaną wypełnione.
Dodatkowo dane działanie możemy powiązać np. ze sprawą handlową lub kampanią poprzez zakładkę Powiązane z, lub z innymi obiektami. Poza tym dla każdego planowanego lub edytowanego działania możemy włączyć opcję przypomnieniem (alarmu), które następnie pojawi się na ekranie lub zostanie wysłane e-mailem.
Poniżej rzuty ekranowe na których szybko możemy zorientować się jak i co wykonać.