Ważne: zanim użyjesz tej opcji spróbuj wykonać odświeżenie w przeglądarce, tutaj dokument który o tym mówi.
Podmiot odpowiedzialny: OptimaSales
Zakres: przetwarzanie danych osobowych w ramach usługi OptimaSales CRM
1. Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest określenie zasad reagowania na incydenty związane z naruszeniem ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz zapewnienie szybkiego podjęcia działań naprawczych i minimalizacji ryzyka.
2. Definicja incydentu
Za incydent uznaje się wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo danych, w szczególności:
- nieuprawniony dostęp do danych,
- ujawnienie danych osobom trzecim,
- utrata danych,
- niewłaściwe przetwarzanie (np. poza celem, niezgodnie z instrukcjami administratora),
- podejrzenie włamania do systemu.
3. Identyfikacja i klasyfikacja
Każdy incydent jest identyfikowany przez właściciela firmy, klienta, użytkownika lub partnera technicznego (np. dostawcę infrastruktury). Po wykryciu incydentu należy niezwłocznie:
- określić typ danych objętych incydentem (zwykłe / szczególne),
- ocenić liczbę osób dotkniętych incydentem,
- oszacować potencjalne skutki.
4. Zgłoszenie do UODO
Jeśli incydent może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych:
- musi zostać zgłoszony do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego wykrycia,
- zgłoszenie powinno zawierać:
- opis incydentu,
- dane kontaktowe podmiotu,
- ocenę skutków oraz środki naprawcze.
5. Powiadomienie osoby, której dane dotyczą
Jeśli ryzyko jest wysokie:
- należy poinformować osoby, których dane dotyczą, prostym i zrozumiałym językiem,
- wskazać: rodzaj danych, charakter zagrożenia, podjęte środki naprawcze i kontakt z usługodawcą.
6. Działania naprawcze
Usługodawca podejmuje działania techniczne lub organizacyjne, m.in.:
- blokada dostępu,
- zmiana haseł,
- przywrócenie danych z backupu,
- zgłoszenie dostawcy infrastruktury,
- aktualizacja zabezpieczeń.
7. Dokumentacja
Każdy incydent jest dokumentowany w formie:
- Rejestru incydentów (wewnętrzny wykaz),
- Raportu incydentu – z datą, opisem, działaniami i oceną skutków.
8. Zapobieganie powtórzeniu
Po zakończeniu działań usługodawca dokonuje:
- przeglądu przyczyn zdarzenia,
- aktualizacji procedur technicznych (np. zmiany konfiguracji),
- edukacji użytkowników lub zespołu,
- weryfikacji dostawców usług hostingowych i backupowych.
Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych:
e-mail: info@optimasales.pl, tel. kom.: 604 106 206
Anna i wyzwanie czasochłonnych ofert
Anna zarządza działem sprzedaży w rozwijającej się firmie. Mimo kompetentnego zespołu, codzienność handlowców przypominała walkę z czasem. Oferty były tworzone ręcznie – dane w Excelu, formatowanie w Wordzie, poprawki na szybko. Finalnie każda oferta to kilkadziesiąt minut, które mogłyby zostać wykorzystane na działania sprzedażowe.
CRM do ofertowania – funkcjonalność, która przyspiesza sprzedaż
Widząc, jak wiele czasu pochłaniają ręczne działania, Anna zdecydowała się wdrożyć CRM do ofertowania, który oferuje rozbudowaną funkcję tworzenia ofert handlowych. To nie jest automat, który generuje dokument za użytkownika – to kompleksowe narzędzie, które umożliwia szybkie i elastyczne przygotowanie ofert dostosowanych do potrzeb klienta.
W systemie można tworzyć zarówno proste, jak i złożone oferty:
- wielowariantowe (np. kilka opcji cenowych dla jednego produktu),
- wielowalutowe,
- oparte na gotowych katalogach produktów,
- lub składane ręcznie – z możliwością dodawania opisów, zdjęć, linków do filmów, prezentacji czy specyfikacji technicznych.
Taki CRM do ofertowania pozwala tworzyć multimedialne oferty handlowe, które można wysłać bezpośrednio z systemu z opcją śledzenia otwarć przez klientów. To zwiększa skuteczność działań i pozwala na szybsze domykanie transakcji. opcją śledzenia otwarć przez klientów, co pozwala zespołowi lepiej planować kolejne kroki sprzedażowe.
Automatyzacja, która przynosi konkretne liczby
Już po miesiącu od wdrożenia CRM, Anna zauważyła:
- 50% mniej czasu na przygotowanie jednej oferty,
- więcej czasu na kontakt z klientami,
- wzrost przychodów dzięki większej liczbie działań sprzedażowych.
Zespół pracował sprawniej, a Anna zyskała lepszy wgląd w to, co dzieje się w procesie sprzedaży.
Sprawdź, ile możesz zyskać
Zastanawiasz się, czy wdrożenie CRM do ofertowania w Twoim zespole się opłaci? Skorzystaj z naszego kalkulatora opłacalności wdrożenia CRM i przekonaj się, jak szybko możesz osiągnąć zwrot z inwestycji.
Podsumowanie: CRM w sprzedaży to inwestycja, nie koszt
Wdrożenie CRM do ofertowania w dziale sprzedaży Anny nie było tylko zmianą technologiczną – to była realna oszczędność czasu, wyższa jakość obsługi klienta i większe przychody. Dla firm, które chcą działać efektywnie, CRM sprzedażowy z funkcją ofertowania to nie luksus, tylko konieczność.
Przetestuj nasz OptimaSales CRM za darmo przez 10 dni i przekonaj się, jak może pomóc Twojemu zespołowi.
Jak przyspieszyć tworzenie nowych spraw handlowych w OptimaSales CRM?
Gdzie znaleźć ustawienia?
Domyślne ustawienia dla nowo tworzonych spraw można skonfigurować na poziomie swojego konta.
W tym celu przejdź do:
Ustawienia > Twoje konto > Domyślne pola (ustawienia) > sekcja Sprawy
Jak ustawić dni, godziny i daty wysyłki w kampaniach standardowych i profilowanych.
Czym jest harmonogram wysyłki?
Harmonogram wysyłki to funkcja umożliwiająca zaplanowanie, w które dni tygodnia i o której godzinie system ma wysyłać wiadomości w ramach danej kampanii. Dodatkowo, można ustawić datę rozpoczęcia oraz – opcjonalnie – datę zakończenia wysyłki.
Dzięki harmonogramowi można precyzyjnie kontrolować czas trwania i rytm kampanii komunikacyjnych.
Czym jest duplikat rekordu?
Duplikat kontaktu to rekord, który zawiera te same dane co inny wpis – w przypadku osoby jest to adres e-mail i/lub numer telefonu komórkowego, a w przypadku firmy przede wszystkim adres e-mail firmowy.
System może również wykryć duplikaty na podstawie imienia i nazwiska osoby lub nazwy firmy.
Użytkownik zostaje o tym automatycznie poinformowany.
Zespół jak orkiestra bez dyrygenta
Jarek kieruje działem sprzedaży w pewnej firmie. Ma doświadczonych handlowców, ale każdy z nich działa po swojemu – jeden pracuje w Excelu, drugi ma notatnik i pliki w chmurze, trzeci korzysta z aplikacji, której nikt inny nie używa. Efekt? Brakuje spójności. Dane są rozproszone, komunikacja kuleje, a Jarek – zamiast analizować wyniki – zbiera je ręcznie z różnych źródeł.
Raport w 10 minut, a nie w 3 dni
Po kolejnej próbie przygotowania raportu z wynikami sprzedaży Jarek mówi: „dość tego”. Wdraża CRM, który centralizuje wszystkie informacje – od danych o klientach, przez historię kontaktu, po statusy ofert.
Już po kilku tygodniach:
- Raporty generują się automatycznie
- Handlowcy pracują według jednego standardu
- Komunikacja w zespole jest szybsza i jaśniejsza
Spójność danych = lepsza sprzedaż
Gdy wszyscy pracują na tym samym systemie, sprzedaż staje się płynniejsza. Jarek nie musi prosić o raporty – sam je generuje w kilka kliknięć. Handlowcy lepiej reagują na potrzeby klientów, bo mają pełny kontekst każdego kontaktu. Zespół w końcu działa jak zgrana drużyna.
Wdrożenie CRM dla zespołu sprzedaży zmieniło codzienność handlowców. Dzięki wspólnej platformie zaczęli pracować bardziej zespołowo i lepiej planować kolejne kroki w procesie sprzedaży. To nie była rewolucja – to była ewolucja oparta na prostocie i spójności.
Czy w Twoim zespole też każdy gra do innej bramki?
Jeśli w Twoim dziale sprzedaży każdy handlowiec używa innych narzędzi – to znak, że czas to zmienić. CRM dla zespołu sprzedaży to nie tylko program – to sposób na odzyskanie porządku, spójności i cennego czasu.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce?
👉 Przetestuj nasz CRM dla zespołu sprzedaży za darmo przez 10 dni – bez zobowiązań.
Czy Twoi handlowcy też toną w Excelach i Wordzie? A może uporządkowanie ofert?
Wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem działu sprzedaży w średniej wielkości firmie. Zespół składa się z kilku doświadczonych handlowców, każdy pracuje na swój sposób. Jeden w Excelu, drugi w Wordzie, trzeci korzysta z plików w chmurze. Cenniki, dane klientów i oferty są rozproszone w różnych miejscach – nie ma jednego źródła prawdy.
Znasz to?
Gdzie jest ta oferta?!
Nadchodzi dzień, w którym dzwoni klient i pyta o ofertę sprzed miesiąca. Handlowiec szuka jej w swoim komputerze, później w mailach, potem dzwoni do kolegi – bezskutecznie. Takich sytuacji jest więcej.
A każdy taki epizod to stracony czas, frustracja i ryzyko utraty klienta.
Czas na zmianę
Właśnie w takim momencie firma postanowiła coś zmienić. Zdecydowali się na wdrożenie prostego, intuicyjnego naszego CRM-a – dokładnie takiego, który porządkuje dane, upraszcza ofertowanie i automatyzuje raportowanie.
Efekt?
- Każda informacja o kliencie – w jednym miejscu
- Oferty gotowe w kilka kliknięć, bez kopiuj-wklej
- Raporty sprzedaży tworzą się same
Zespół skupia się na sprzedaży, nie na szukaniu danych
Zamiast spędzać godziny na szukaniu plików i uzupełnianiu arkuszy, handlowcy skupili się na rozmowach z klientami. Dzięki porządkowi, który wprowadził CRM, sprzedaż stała się szybsza, bardziej profesjonalna – i po prostu skuteczniejsza.
Podsumowanie – co możesz zyskać?
Jeśli Twój zespół nadal działa „po staremu” – z pomocą Worda, Excela i dziesiątek plików – może warto pokazać im, że można inaczej? Jeden system. Jedno miejsce. Jeden sposób na porządek w sprzedaży.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce?
👉 Przetestuj CRM przez 10 dni za darmo – bez zobowiązań.
Twoja firma kontra chaos – kto wygra tę walkę?
Każdego dnia małe i średnie firmy walczą z niewidzialnym przeciwnikiem – chaosem w zarządzaniu klientami, sprzedażą i organizacją pracy. E-maile giną w skrzynce, klienci odchodzą bez śladu, a zespół tonie w stosach plików i niezorganizowanych notatek.
A potem nadchodzi ten moment: kluczowy klient, który miał podpisać umowę, rezygnuje – bo nie dostał na czas przypomnienia o spotkaniu. Brzmi znajomo?
Czas działa przeciwko Tobie – im dłużej zwlekasz, tym więcej tracisz
Konkurencja rośnie, a Twoi klienci oczekują lepszego podejścia. Nie masz czasu na chaotyczne zarządzanie kontaktami – liczy się precyzja, spersonalizowana komunikacja i szybkie decyzje.
W ciągu ostatniego roku ponad 65% MSP straciło klientów z powodu słabej organizacji. Spóźnione odpowiedzi, zagubione dane i brak śledzenia interakcji to najczęstsze powody, dla których firmy nie rozwijają się tak szybko, jak mogłyby.
To nie kwestia przyszłości – to dzieje się teraz.
Co jeśli rozwiązanie już istnieje, ale jeszcze go nie odkryłeś?
Większość właścicieli firm sądzi, że CRM to zbędny wydatek, coś dla korporacji. Ale prawda jest taka – to właśnie MSP potrzebują go najbardziej.
Tyle razy obiecywałeś sobie, że uporządkujesz zarządzanie klientami. Ale zamiast tego ciągle wracasz do Excela, zapisanych w telefonie notatek i przegrzebywania starych e-maili.
Ale co jeśli istnieje sposób, by wszystko było automatyczne? Aby Twój CRM pamiętał o klientach zamiast Ciebie?
Wyobraź sobie biznes, który działa sprawnie – bez wysiłku
Co by się stało, gdybyś miał system, który:
✅ Automatycznie przypomina Ci o ważnych rozmowach i spotkaniach.
✅ Śledzi historię kontaktów, tak abyś nigdy więcej nie stracił klienta przez zapomnienie.
✅ Segmentuje klientów i mówi Ci, kto jest gotowy do zakupu, a kto potrzebuje więcej czasu.
✅ Zarządza relacjami po-sprzedażowymi, budując lojalność i rekomendacje.
Zamiast pytać siebie „Czy odpowiedziałem już temu klientowi?”, Twój CRM podpowie Ci: „Hej, warto się odezwać – w zeszłym tygodniu dopytywał o ofertę”.
Dowód na to, że to działa – historie sukcesu małych firm
Kilka miesięcy temu firma X, zatrudniająca pięć osób, walczyła z chaosem w kontaktach z klientami. Po wdrożeniu CRM ich sprzedaż wzrosła o 30% – tylko dlatego, że zaczęli działać na podstawie danych, zamiast zgadywać.
Nie musisz być korporacją, żeby zarządzać relacjami jak profesjonaliści. CRM to nie koszt, to inwestycja, która się zwraca.
To coś więcej niż narzędzie – to strategia na przyszłość
Wyobraź sobie swoją firmę za rok. Czy nadal będziesz gubić klientów przez złe zarządzanie? Czy Twoje zespoły nadal będą przepisywać dane ręcznie?
A co jeśli za rok…Twój CRM będzie automatycznie generował raporty, organizował spotkania i pomagał Ci zamykać więcej sprzedaży?
Nie czekaj, aż konkurencja Cię wyprzedzi. Zrób ten krok teraz.
Chcesz zobaczyć, jak CRM może zmienić Twoją firmę? Wypróbuj OptimaSales CRM Demo za darmo i przekonaj się, jak uporządkowany biznes może wyglądać już dziś!
System CRM dla małych firm i nie tylko, to nie tylko narzędzie do przechowywania danych kontaktowych klientów – to potężne rozwiązanie, które może zrewolucjonizować sposób, w jaki Twoja firma zarządza relacjami z klientami. Możesz zarządzać całym procesem tj. przed, w trakcie i po sprzedaży. Ale niestety, wiele małych firm nie wykorzystuje pełnego potencjału CRM (Customer Relationship Management), zapominając o niektórych kluczowych funkcjach. W tym artykule przedstawimy 5 funkcji, które mogą odmienić oblicze Twojej firmy.
1. Automatyzacja zadań i procesów
Jak automatyzacja oszczędza czas i zwiększa efektywność?
Automatyzacja pozwala zredukować ręczne zadania, takie jak przygotowanie ofert, wysyłka e-maili przypominających, wprowadzanie danych czy generowanie raportów. Dzięki temu Twój zespół może skupić się na kluczowych działaniach, takich jak budowanie relacji z klientami.
2. Segmentacja klientów
Personalizacja dzięki podziałowi na grupy
Segmentacja umożliwia dzielenie klientów na grupy według takich kryteriów jak branża, lokalizacja, historia zakupów czy poziom zaangażowania. Dobrze zoptymalizowane grupy pozwalają na bardziej ukierunkowaną komunikację i zwiększają skuteczność działań marketingowych.
3. Analiza danych w czasie rzeczywistym
Podejmowanie decyzji opartych na danych
Funkcja raportowania i analizy w czasie rzeczywistym pozwala śledzić wskaźniki sprzedaży, efektywność kampanii marketingowych i poziom zaangażowania klientów. Dzięki temu możesz szybko zidentyfikować, co działa, a co wymaga poprawy.
4. Integracja z innymi narzędziami
Wszystkie dane w jednym miejscu dzięki integracjom
Twój CRM może być wzbogacony o moduły: do e-mail marketingu (kampanie), zamówienia i faktury oraz zarządzanie serwisem. Dzięki temu zyskujesz pełniejszy obraz swoich klientów i możesz lepiej zarządzać procesami.
5. Zarządzanie relacjami po-sprzedażowymi
Zadbaj o klientów po zakupie
Małe firmy często koncentrują się na pozyskiwaniu nowych klientów, zapominając o tych, którzy już skorzystali z ich usług. CRM pomaga w śledzeniu działań po-sprzedażowych, takich jak follow-upy, przypomnienia o serwisie czy ankiety satysfakcji, co buduje lojalność klientów.
Nie pozwól, by Twoja firma marnowała potencjał CRM! Wypróbuj OptimaSales CRM, który został stworzony dla MSP i odkryj, jak te funkcje mogą zrewolucjonizować Twoją działalność.
Jeżeli chcesz to możesz zacząć darmowy okres próbny już dziś! Decyduj!
Jeżeli jeszcze nie wiesz czy testować, to może zobacz tutaj dla kogo i co daje CRM… i później zdecyduj. Zapraszamy do małego poczytania z obrazkami.