Wybór odpowiedniego systemu CRM to jedna z najważniejszych decyzji, jaką podejmuje firma rozwijająca sprzedaż i obsługę klienta. Na rynku istnieje wiele rozwiązań – od prostych narzędzi kontaktowych, po rozbudowane platformy marketingowo-sprzedażowe. Jak w tym wszystkim nie zgubić sensu i wybrać CRM dla MSP, który naprawdę wesprze rozwój firmy?
W tym artykule przeprowadzę Cię przez kluczowe kryteria wyboru oraz pokażę, jak na ich tle wypada OptimaSales CRM — polski, kompletny CRM dla małych i średnich przedsiębiorstw.
1. Określ, czego potrzebujesz – CRM to nie tylko baza klientów
Pierwszym krokiem jest odpowiedź na pytanie: co CRM ma wspierać w Twojej firmie?
W większości przypadków firmy MSP potrzebują systemu, który:
- porządkuje proces sprzedaży,
- automatyzuje marketing i generowanie leadów,
- usprawnia obsługę posprzedażową,
- pozwala menedżerowi analizować wyniki,
- eliminuje chaos w notatkach, mailach i zadaniach.
Dlatego wybierając CRM dla MSP, warto upewnić się, że narzędzie nie ogranicza się tylko do listy kontaktów, ale wspiera cały cykl życia klienta: przed sprzedażą, w trakcie i po sprzedaży.
➡️ OptimaSales CRM został zbudowany dokładnie w takim modelu — obejmuje moduły Marketing, Sprzedaż, Serwis, Pulpity Menadżera, Zamówienia i Faktury oraz moduł Szkoleń.
2. Sprawdź, czy CRM odzwierciedla Twój proces sprzedaży
Największy błąd firm podczas zakupu CRM?
Dostosowują firmę do narzędzia, zamiast narzędzie do firmy.
Dobry CRM dla MSP powinien:
- odzwierciedlać realne etapy procesu sprzedaży,
- pozwalać je konfigurować,
- umożliwiać pracę wielu osób w jednym systemie,
- prowadzić handlowca krok po kroku.
➡️ OptimaSales CRM został zaprojektowany tak, aby proces sprzedaży można było dowolnie modelować — od pozyskania leada po finalne zamówienie i fakturę.
Zobacz to na żywo — umów bezpłatne demo OptimaSales CRM
3. Zwróć uwagę na prostotę obsługi – nie kupujesz programu, którego nikt nie użyje
Nawet najlepszy CRM traci sens, jeśli:
- handlowcy go nie wypełniają,
- dane są niekompletne,
- system jest zbyt skomplikowany.
Dlatego przy wyborze CRM dla MSP kluczowa jest intuicyjność:
- łatwy interfejs,
- szybkie wprowadzanie danych,
- minimum klikania,
- automatyczne podpowiedzi.
➡️ OptimaSales CRM powstał w oparciu o doświadczenia firm z sektora MSP, dlatego jego interfejs jest prosty i szybki, a wdrożenie nie wymaga tygodni pracy.
4. Sprawdź języki i lokalne wsparcie
Dla firm, które działają w Polsce i za granicą, istotne są:
- polska obsługa klienta,
- polskie faktury,
- polskie przepisy RODO,
- wersje językowe.
➡️ OptimaSales CRM oferuje wersję polską, angielską i inne po uzgodnieniach, dzięki czemu jest wygodny także dla zespołów międzynarodowych.
5. Upewnij się, że CRM integruje się z Twoimi narzędziami
CRM powinien być centrum dowodzenia firmą, dlatego musi współpracować z:
- stroną internetową (Lead Capture),
- systemem mailingowym,
- platformami szkoleniowymi,
- fakturowaniem,
- systemami marketing automation.
➡️ OptimaSales CRM posiada wbudowane moduły, które eliminują konieczność kosztownych integracji – w jednym narzędziu masz sprzedaż, marketing, serwis i faktury.
6. Oblicz realny koszt posiadania CRM
Firmy MSP często patrzą wyłącznie na cenę miesięczną, ale prawdziwy koszt to również:
- opłaty za wdrożenie,
- dopłaty za moduły,
- koszty integracji,
- szkolenie zespołu.
Dobry CRM dla MSP powinien być przewidywalny cenowo.
➡️ OptimaSales CRM zaczyna się od 79 zł + VAT za użytkownika, a dodatkowe moduły można dobierać elastycznie — tylko wtedy, gdy firma rzeczywiście ich potrzebuje.
Policz, czy wdrożenie CRM jest opłacalne — skorzystaj z kalkulatora ROI OptimaSales CRM
7. Zobacz, jakie są realne funkcje menadżerskie
Właściciela firmy najbardziej interesuje:
- „ile mamy szans sprzedaży?”
- „czy handlowcy działają?”
- „skąd biorą się leady?”
- „jak wygląda pipeline?”
Dlatego CRM dla MSP powinien zawierać:
- pulpity menadżerskie,
- KPI,
- raporty sprzedaży,
- monitoring aktywności handlowców.
➡️ OptimaSales CRM ma wbudowany moduł Pulpitów Menadżera, który pozwala zobaczyć całą firmę na odpowiednim ekranie.
8. Oceń, jak wygląda wsparcie wdrożeniowe
Nawet najlepszy CRM wymaga:
- poprawnej konfiguracji,
- importu danych,
- ustawienia procesu,
- szkolenia zespołu.
Wybierając CRM dla MSP, sprawdź:
- jak wygląda plan wdrożenia,
- kto pomaga w pierwszych dniach,
- czy jest support po polsku.
➡️ OptimaSales CRM zapewnia pełną pomoc od pierwszego dnia — konfiguracja, migracja danych, szkolenia i wsparcie techniczne w języku polskim.
OptimaSales CRM został wdrożony już w 349 firmach i liczba ta stale rośnie, co potwierdza, że system jest realnie wykorzystywany w sektorze MSP i sprawdza się w firmach, które chcą uporządkować procesy marketingu, sprzedaży i obsługi klienta.
Zobacz opinie klientów, którzy już korzystają z OptimaSales CRM
9. Dlaczego warto przetestować OptimaSales CRM zanim wybierzesz inne rozwiązanie?
Jeśli szukasz narzędzia, które:
- jest stworzone dla MSP,
- obejmuje marketing, sprzedaż i obsługę klienta,
- ma polskie wsparcie,
- jest intuicyjne,
- i ma przewidywalną cenę,
to OptimaSales CRM spełnia dokładnie te kryteria.
Zamiast porównywać setki funkcji różnych systemów — zobacz w praktyce, jak wygląda CRM zaprojektowany specjalnie dla małych i średnich firm.
Kliknij tutaj i zapisz się na demo OptimaSales CRM
Więcej…
Dlaczego firmy MSP wybierają OptimaSales program CRM?
Poznaj pełne możliwości OptimaSales CRM
Sprawdź wszystkie funkcje systemu OptimaSales CRM…
Dowiedz się, jak CRM wspiera marketing i obsługę klienta
OptimaSales CRM – idealny program CRM dla małych i średnich firm
Firmy z sektora MSP potrzebują narzędzia, które jest proste, przystępne cenowo i skuteczne.
OptimaSales CRM został zaprojektowany właśnie z myślą o nich – łączy wszystkie procesy w jednym miejscu i wspiera rozwój firm bez nadmiaru kosztów i skomplikowanych wdrożeń.
Wszystko w jednym miejscu
OptimaSales jako program CRM łączy w sobie:
- sprzedaż i ofertowanie,
- marketing i kampanie bez limitu,
- obsługę serwisową,
- szkolenia i certyfikaty,
- moduł zamówień i faktur,
- raporty i dashboardy dla menedżerów.
To rozwiązanie typu all-in-one, które pozwala zarządzać całą firmą w jednym systemie.
Dlaczego MSP wybierają program OptimaSales CRM?
- Prosty w obsłudze, gotowy do wdrożenia w kilka dni.
- Niska bariera kosztowa – konkurencyjna cena dla małych i średnich firm.
- Modułowa budowa – wybierasz tylko to, czego potrzebujesz.
- Wsparcie techniczne i rozwój systemu w Polsce.
Zobacz jakie zamówienia i faktury wystawisz w OptimaSales CRM
Przykład praktyczny
Firma handlowa z 10-osobowym zespołem sprzedaży wdrożyła program OptimaSales CRM, by połączyć sprzedaż i marketing. Po 3 miesiącach:
- liczba zamkniętych transakcji wzrosła o 30%,
- średni czas obsługi zgłoszenia skrócił się o 40%,
- a koszt kampanii marketingowych spadł o 25%.
Tutaj kalkulator przy pomocy którego można sprawdzić jak to może wyglądać u Ciebie.
FAQ
Czy OptimaSales jako program CRM nadaje się dla małych firm?
Tak, został zaprojektowany specjalnie dla sektora MSP.
Czy program crm pozwala zarządzać zgłoszeniami serwisowymi?
Tak – moduł serwisowy umożliwia zarządzanie zgłoszeniami i produktami serwisowymi.
Czy w programie crm można wystawiać faktury i zamówienia?
Tak – moduł finansowy umożliwia tworzenie zamówień i faktur po wygranej sprzedaży.
Czy ten program crm jest prosty we wdrożeniu?
Tak. Większość firm uruchamia CRM w ciągu kilku dni.
Demo programu crm za darmo
👉 Wypróbuj OptimaSales CRM dla swojej firmy MSP – sprawdź, jak zyskać więcej w krótszym czasie.
Więcej…
Poznaj pełne możliwości OptimaSales CRM
Sprawdź wszystkie funkcje systemu OptimaSales CRM…
Dowiedz się, jak CRM wspiera marketing i obsługę klienta
Gdy problem widzi handlowiec – a firma słucha
CRM dla firmy to dziś nie tylko „baza klientów”. To system, który może zmienić sposób działania całej organizacji. Przekonał się o tym Jacek – handlowiec pracujący w firmie oferującej produkty i usługi dla klientów B2B. Na co dzień zmagał się z rozproszonymi informacjami o klientach, ręcznym przygotowywaniem ofert w Wordzie i Excelu i brakiem dostępu do historii kontaktów.
Zauważył, że te problemy mają realne przełożenie na wyniki: firma działa wolniej, wygląda mniej profesjonalnie i nie nadąża za konkurencją. Jako członek zespołu sprzedaży, Jacek postanowił zareagować – i zgłosił swoje obserwacje przełożonym.
Gdzie tkwił największy problem?
W codziennej pracy Jacka powtarzały się te same trudności:
- brak jednego miejsca z pełną historią kontaktów z klientami,
- rozproszone notatki i dokumenty – często zapisane lokalnie lub zgubione w e-mailach,
- tworzenie ofert w Wordzie i Excelu – co zabierało czas i groziło pomyłkami,
- brak płynnej komunikacji między działem sprzedaży, obsługi i marketingu.
Firma wdraża CRM – nie tylko dla handlowców
Po rozmowach i analizie potrzeb, zarząd zdecydował się na wdrożenie CRM dla firmy, który:
- centralizuje wszystkie dane o klientach, kontaktach i dokumentach,
- integruje działania różnych działów w jednym miejscu,
- pozwala tworzyć multimedialne oferty – z opisami, zdjęciami, linkami do materiałów,
- umożliwia wysyłkę ofert z poziomu CRM i śledzenie ich otwarcia,
- zapewnia dostęp do raportów sprzedażowych w czasie rzeczywistym – bez potrzeby ręcznego zbierania danych.
Efekty wdrożenia CRM w firmie
Po wdrożeniu CRM, Jacek i jego zespół zauważają konkretne korzyści:
- handlowcy działali szybciej – dzięki pełnemu dostępowi do historii klientów,
- oferty były gotowe w kilka minut, spójne i estetyczne,
- zarząd zyskał bieżący wgląd w kluczowe dane sprzedażowe,
- współpraca między działami stała się płynna i przewidywalna,
- firma zaczęła wyróżniać się na tle konkurencji – szybkością, jakością obsługi i profesjonalizmem.
To wszystko przełożyło się na większą efektywność i lepszy wizerunek u klientów. Firma zyskała realną przewagę nad konkurencją.
Zanim konkurencja Cię wyprzedzi – sprawdź, czy CRM się opłaci
Jeśli czujesz, że Twoja firma działa zbyt wolno, a informacje o klientach i ofertach są rozproszone – może nadszedł czas na zmianę.
Sprawdź, czy wdrożenie CRM dla firmy się opłaci w Twoim przypadku – skorzystaj z bezpłatnego kalkulatora:
Kalkulator opłacalności wdrożenia CRM
Podsumowanie: CRM dla firmy to nie koszt – to inwestycja
Wdrożenie CRM dla firmy może być impulsem, który zmienia całą organizację – przyspiesza sprzedaż, poprawia jakość obsługi i wspiera rozwój. Tak jak w przypadku Jacka, czasem wystarczy jedna osoba, która zauważy problem i zaproponuje zmianę.
Po zapisaniu się dostępne jest również darmowe demo, bez zobowiązań. Demo działa przez 10-dni. Zapraszamy spróbować, jazda testowa nikomu nie zaszkodziła, a może pomóc 🙂
Jak odzyskać dostęp do konta i kiedy potrzebna jest pomoc usługodawcy
Reset hasła – kiedy możliwy jest samodzielnie?
Jeśli użytkownik zapomniał hasła do swojego konta w systemie OptimaSales CRM, może skorzystać z funkcji resetowania hasła przez e-mail – ale tylko w przypadku, gdy w systemie zostało wcześniej skonfigurowane konto SMTP dla wysyłki powiadomień.
Co musi być skonfigurowane?
- W programie musi być aktywne konto SMTP dla wysyłki powiadomień (na e-mail)
Jeśli ten warunek jest spełniony, użytkownik może skorzystać z opcji „Nie pamiętam hasła” dostępnej na ekranie logowania. System wyśle wiadomość z instrukcją resetu na przypisany adres e-mail.
Ważne: zanim użyjesz tej opcji spróbuj wykonać odświeżenie w przeglądarce, tutaj dokument który o tym mówi.
Podmiot odpowiedzialny: OptimaSales
Zakres: przetwarzanie danych osobowych w ramach usługi OptimaSales CRM
1. Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest określenie zasad reagowania na incydenty związane z naruszeniem ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz zapewnienie szybkiego podjęcia działań naprawczych i minimalizacji ryzyka.
2. Definicja incydentu
Za incydent uznaje się wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo danych, w szczególności:
- nieuprawniony dostęp do danych,
- ujawnienie danych osobom trzecim,
- utrata danych,
- niewłaściwe przetwarzanie (np. poza celem, niezgodnie z instrukcjami administratora),
- podejrzenie włamania do systemu.
3. Identyfikacja i klasyfikacja
Każdy incydent jest identyfikowany przez właściciela firmy, klienta, użytkownika lub partnera technicznego (np. dostawcę infrastruktury). Po wykryciu incydentu należy niezwłocznie:
- określić typ danych objętych incydentem (zwykłe / szczególne),
- ocenić liczbę osób dotkniętych incydentem,
- oszacować potencjalne skutki.
4. Zgłoszenie do UODO
Jeśli incydent może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych:
- musi zostać zgłoszony do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego wykrycia,
- zgłoszenie powinno zawierać:
- opis incydentu,
- dane kontaktowe podmiotu,
- ocenę skutków oraz środki naprawcze.
5. Powiadomienie osoby, której dane dotyczą
Jeśli ryzyko jest wysokie:
- należy poinformować osoby, których dane dotyczą, prostym i zrozumiałym językiem,
- wskazać: rodzaj danych, charakter zagrożenia, podjęte środki naprawcze i kontakt z usługodawcą.
6. Działania naprawcze
Usługodawca podejmuje działania techniczne lub organizacyjne, m.in.:
- blokada dostępu,
- zmiana haseł,
- przywrócenie danych z backupu,
- zgłoszenie dostawcy infrastruktury,
- aktualizacja zabezpieczeń.
7. Dokumentacja
Każdy incydent jest dokumentowany w formie:
- Rejestru incydentów (wewnętrzny wykaz),
- Raportu incydentu – z datą, opisem, działaniami i oceną skutków.
8. Zapobieganie powtórzeniu
Po zakończeniu działań usługodawca dokonuje:
- przeglądu przyczyn zdarzenia,
- aktualizacji procedur technicznych (np. zmiany konfiguracji),
- edukacji użytkowników lub zespołu,
- weryfikacji dostawców usług hostingowych i backupowych.
Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych:
e-mail: info@optimasales.pl, tel. kom.: 604 106 206
Anna i wyzwanie czasochłonnych ofert
Anna zarządza działem sprzedaży w rozwijającej się firmie. Mimo kompetentnego zespołu, codzienność handlowców przypominała walkę z czasem. Oferty były tworzone ręcznie – dane w Excelu, formatowanie w Wordzie, poprawki na szybko. Finalnie każda oferta to kilkadziesiąt minut, które mogłyby zostać wykorzystane na działania sprzedażowe.
CRM do ofertowania – funkcjonalność, która przyspiesza sprzedaż
Widząc, jak wiele czasu pochłaniają ręczne działania, Anna zdecydowała się wdrożyć CRM do ofertowania, który oferuje rozbudowaną funkcję tworzenia ofert handlowych. To nie jest automat, który generuje dokument za użytkownika – to kompleksowe narzędzie, które umożliwia szybkie i elastyczne przygotowanie ofert dostosowanych do potrzeb klienta.
W systemie można tworzyć zarówno proste, jak i złożone oferty:
- wielowariantowe (np. kilka opcji cenowych dla jednego produktu),
- wielowalutowe,
- oparte na gotowych katalogach produktów,
- lub składane ręcznie – z możliwością dodawania opisów, zdjęć, linków do filmów, prezentacji czy specyfikacji technicznych.
Taki CRM do ofertowania pozwala tworzyć multimedialne oferty handlowe, które można wysłać bezpośrednio z systemu z opcją śledzenia otwarć przez klientów. To zwiększa skuteczność działań i pozwala na szybsze domykanie transakcji. opcją śledzenia otwarć przez klientów, co pozwala zespołowi lepiej planować kolejne kroki sprzedażowe.
Automatyzacja, która przynosi konkretne liczby
Już po miesiącu od wdrożenia CRM, Anna zauważyła:
- 50% mniej czasu na przygotowanie jednej oferty,
- więcej czasu na kontakt z klientami,
- wzrost przychodów dzięki większej liczbie działań sprzedażowych.
Zespół pracował sprawniej, a Anna zyskała lepszy wgląd w to, co dzieje się w procesie sprzedaży.
Sprawdź, ile możesz zyskać
Zastanawiasz się, czy wdrożenie CRM do ofertowania w Twoim zespole się opłaci? Skorzystaj z naszego kalkulatora opłacalności wdrożenia CRM i przekonaj się, jak szybko możesz osiągnąć zwrot z inwestycji.
Podsumowanie: CRM w sprzedaży to inwestycja, nie koszt
Wdrożenie CRM do ofertowania w dziale sprzedaży Anny nie było tylko zmianą technologiczną – to była realna oszczędność czasu, wyższa jakość obsługi klienta i większe przychody. Dla firm, które chcą działać efektywnie, CRM sprzedażowy z funkcją ofertowania to nie luksus, tylko konieczność.
Przetestuj nasz OptimaSales CRM za darmo przez 10 dni i przekonaj się, jak może pomóc Twojemu zespołowi.
Jak przyspieszyć tworzenie nowych spraw handlowych w OptimaSales CRM?
Gdzie znaleźć ustawienia?
Domyślne ustawienia dla nowo tworzonych spraw można skonfigurować na poziomie swojego konta.
W tym celu przejdź do:
Ustawienia > Twoje konto > Domyślne pola (ustawienia) > sekcja Sprawy
Jak ustawić dni, godziny i daty wysyłki w kampaniach standardowych i profilowanych.
Czym jest harmonogram wysyłki?
Harmonogram wysyłki to funkcja umożliwiająca zaplanowanie, w które dni tygodnia i o której godzinie system ma wysyłać wiadomości w ramach danej kampanii. Dodatkowo, można ustawić datę rozpoczęcia oraz – opcjonalnie – datę zakończenia wysyłki.
Dzięki harmonogramowi można precyzyjnie kontrolować czas trwania i rytm kampanii komunikacyjnych.
Czym jest duplikat rekordu?
Duplikat kontaktu to rekord, który zawiera te same dane co inny wpis – w przypadku osoby jest to adres e-mail i/lub numer telefonu komórkowego, a w przypadku firmy przede wszystkim adres e-mail firmowy.
System może również wykryć duplikaty na podstawie imienia i nazwiska osoby lub nazwy firmy.
Użytkownik zostaje o tym automatycznie poinformowany.