Gdy problem widzi handlowiec – a firma słucha
CRM dla firmy to dziś nie tylko „baza klientów”. To system, który może zmienić sposób działania całej organizacji. Przekonał się o tym Jacek – handlowiec pracujący w firmie oferującej produkty i usługi dla klientów B2B. Na co dzień zmagał się z rozproszonymi informacjami o klientach, ręcznym przygotowywaniem ofert w Wordzie i Excelu i brakiem dostępu do historii kontaktów.
Zauważył, że te problemy mają realne przełożenie na wyniki: firma działa wolniej, wygląda mniej profesjonalnie i nie nadąża za konkurencją. Jako członek zespołu sprzedaży, Jacek postanowił zareagować – i zgłosił swoje obserwacje przełożonym.
Gdzie tkwił największy problem?
W codziennej pracy Jacka powtarzały się te same trudności:
- brak jednego miejsca z pełną historią kontaktów z klientami,
- rozproszone notatki i dokumenty – często zapisane lokalnie lub zgubione w e-mailach,
- tworzenie ofert w Wordzie i Excelu – co zabierało czas i groziło pomyłkami,
- brak płynnej komunikacji między działem sprzedaży, obsługi i marketingu.
Firma wdraża CRM – nie tylko dla handlowców
Po rozmowach i analizie potrzeb, zarząd zdecydował się na wdrożenie CRM dla firmy, który:
- centralizuje wszystkie dane o klientach, kontaktach i dokumentach,
- integruje działania różnych działów w jednym miejscu,
- pozwala tworzyć multimedialne oferty – z opisami, zdjęciami, linkami do materiałów,
- umożliwia wysyłkę ofert z poziomu CRM i śledzenie ich otwarcia,
- zapewnia dostęp do raportów sprzedażowych w czasie rzeczywistym – bez potrzeby ręcznego zbierania danych.
Efekty wdrożenia CRM w firmie
Po wdrożeniu CRM, Jacek i jego zespół zauważają konkretne korzyści:
- handlowcy działali szybciej – dzięki pełnemu dostępowi do historii klientów,
- oferty były gotowe w kilka minut, spójne i estetyczne,
- zarząd zyskał bieżący wgląd w kluczowe dane sprzedażowe,
- współpraca między działami stała się płynna i przewidywalna,
- firma zaczęła wyróżniać się na tle konkurencji – szybkością, jakością obsługi i profesjonalizmem.
To wszystko przełożyło się na większą efektywność i lepszy wizerunek u klientów. Firma zyskała realną przewagę nad konkurencją.
Zanim konkurencja Cię wyprzedzi – sprawdź, czy CRM się opłaci
Jeśli czujesz, że Twoja firma działa zbyt wolno, a informacje o klientach i ofertach są rozproszone – może nadszedł czas na zmianę.
Sprawdź, czy wdrożenie CRM dla firmy się opłaci w Twoim przypadku – skorzystaj z bezpłatnego kalkulatora:
Kalkulator opłacalności wdrożenia CRM
Podsumowanie: CRM dla firmy to nie koszt – to inwestycja
Wdrożenie CRM dla firmy może być impulsem, który zmienia całą organizację – przyspiesza sprzedaż, poprawia jakość obsługi i wspiera rozwój. Tak jak w przypadku Jacka, czasem wystarczy jedna osoba, która zauważy problem i zaproponuje zmianę.
Po zapisaniu się dostępne jest również darmowe demo, bez zobowiązań. Demo działa przez 10-dni. Zapraszamy spróbować, jazda testowa nikomu nie zaszkodziła, a może pomóc 🙂
Jak odzyskać dostęp do konta i kiedy potrzebna jest pomoc usługodawcy
Reset hasła – kiedy możliwy jest samodzielnie?
Jeśli użytkownik zapomniał hasła do swojego konta w systemie OptimaSales CRM, może skorzystać z funkcji resetowania hasła przez e-mail – ale tylko w przypadku, gdy w systemie zostało wcześniej skonfigurowane konto SMTP dla wysyłki powiadomień.
Co musi być skonfigurowane?
- W programie musi być aktywne konto SMTP dla wysyłki powiadomień (na e-mail)
Jeśli ten warunek jest spełniony, użytkownik może skorzystać z opcji „Nie pamiętam hasła” dostępnej na ekranie logowania. System wyśle wiadomość z instrukcją resetu na przypisany adres e-mail.
Ważne: zanim użyjesz tej opcji spróbuj wykonać odświeżenie w przeglądarce, tutaj dokument który o tym mówi.
Podmiot odpowiedzialny: OptimaSales
Zakres: przetwarzanie danych osobowych w ramach usługi OptimaSales CRM
1. Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest określenie zasad reagowania na incydenty związane z naruszeniem ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz zapewnienie szybkiego podjęcia działań naprawczych i minimalizacji ryzyka.
2. Definicja incydentu
Za incydent uznaje się wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo danych, w szczególności:
- nieuprawniony dostęp do danych,
- ujawnienie danych osobom trzecim,
- utrata danych,
- niewłaściwe przetwarzanie (np. poza celem, niezgodnie z instrukcjami administratora),
- podejrzenie włamania do systemu.
3. Identyfikacja i klasyfikacja
Każdy incydent jest identyfikowany przez właściciela firmy, klienta, użytkownika lub partnera technicznego (np. dostawcę infrastruktury). Po wykryciu incydentu należy niezwłocznie:
- określić typ danych objętych incydentem (zwykłe / szczególne),
- ocenić liczbę osób dotkniętych incydentem,
- oszacować potencjalne skutki.
4. Zgłoszenie do UODO
Jeśli incydent może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych:
- musi zostać zgłoszony do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego wykrycia,
- zgłoszenie powinno zawierać:
- opis incydentu,
- dane kontaktowe podmiotu,
- ocenę skutków oraz środki naprawcze.
5. Powiadomienie osoby, której dane dotyczą
Jeśli ryzyko jest wysokie:
- należy poinformować osoby, których dane dotyczą, prostym i zrozumiałym językiem,
- wskazać: rodzaj danych, charakter zagrożenia, podjęte środki naprawcze i kontakt z usługodawcą.
6. Działania naprawcze
Usługodawca podejmuje działania techniczne lub organizacyjne, m.in.:
- blokada dostępu,
- zmiana haseł,
- przywrócenie danych z backupu,
- zgłoszenie dostawcy infrastruktury,
- aktualizacja zabezpieczeń.
7. Dokumentacja
Każdy incydent jest dokumentowany w formie:
- Rejestru incydentów (wewnętrzny wykaz),
- Raportu incydentu – z datą, opisem, działaniami i oceną skutków.
8. Zapobieganie powtórzeniu
Po zakończeniu działań usługodawca dokonuje:
- przeglądu przyczyn zdarzenia,
- aktualizacji procedur technicznych (np. zmiany konfiguracji),
- edukacji użytkowników lub zespołu,
- weryfikacji dostawców usług hostingowych i backupowych.
Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych:
e-mail: info@optimasales.pl, tel. kom.: 604 106 206
Anna i wyzwanie czasochłonnych ofert
Anna zarządza działem sprzedaży w rozwijającej się firmie. Mimo kompetentnego zespołu, codzienność handlowców przypominała walkę z czasem. Oferty były tworzone ręcznie – dane w Excelu, formatowanie w Wordzie, poprawki na szybko. Finalnie każda oferta to kilkadziesiąt minut, które mogłyby zostać wykorzystane na działania sprzedażowe.
CRM do ofertowania – funkcjonalność, która przyspiesza sprzedaż
Widząc, jak wiele czasu pochłaniają ręczne działania, Anna zdecydowała się wdrożyć CRM do ofertowania, który oferuje rozbudowaną funkcję tworzenia ofert handlowych. To nie jest automat, który generuje dokument za użytkownika – to kompleksowe narzędzie, które umożliwia szybkie i elastyczne przygotowanie ofert dostosowanych do potrzeb klienta.
W systemie można tworzyć zarówno proste, jak i złożone oferty:
- wielowariantowe (np. kilka opcji cenowych dla jednego produktu),
- wielowalutowe,
- oparte na gotowych katalogach produktów,
- lub składane ręcznie – z możliwością dodawania opisów, zdjęć, linków do filmów, prezentacji czy specyfikacji technicznych.
Taki CRM do ofertowania pozwala tworzyć multimedialne oferty handlowe, które można wysłać bezpośrednio z systemu z opcją śledzenia otwarć przez klientów. To zwiększa skuteczność działań i pozwala na szybsze domykanie transakcji. opcją śledzenia otwarć przez klientów, co pozwala zespołowi lepiej planować kolejne kroki sprzedażowe.
Automatyzacja, która przynosi konkretne liczby
Już po miesiącu od wdrożenia CRM, Anna zauważyła:
- 50% mniej czasu na przygotowanie jednej oferty,
- więcej czasu na kontakt z klientami,
- wzrost przychodów dzięki większej liczbie działań sprzedażowych.
Zespół pracował sprawniej, a Anna zyskała lepszy wgląd w to, co dzieje się w procesie sprzedaży.
Sprawdź, ile możesz zyskać
Zastanawiasz się, czy wdrożenie CRM do ofertowania w Twoim zespole się opłaci? Skorzystaj z naszego kalkulatora opłacalności wdrożenia CRM i przekonaj się, jak szybko możesz osiągnąć zwrot z inwestycji.
Podsumowanie: CRM w sprzedaży to inwestycja, nie koszt
Wdrożenie CRM do ofertowania w dziale sprzedaży Anny nie było tylko zmianą technologiczną – to była realna oszczędność czasu, wyższa jakość obsługi klienta i większe przychody. Dla firm, które chcą działać efektywnie, CRM sprzedażowy z funkcją ofertowania to nie luksus, tylko konieczność.
Przetestuj nasz OptimaSales CRM za darmo przez 10 dni i przekonaj się, jak może pomóc Twojemu zespołowi.
Jak przyspieszyć tworzenie nowych spraw handlowych w OptimaSales CRM?
Gdzie znaleźć ustawienia?
Domyślne ustawienia dla nowo tworzonych spraw można skonfigurować na poziomie swojego konta.
W tym celu przejdź do:
Ustawienia > Twoje konto > Domyślne pola (ustawienia) > sekcja Sprawy
Jak ustawić dni, godziny i daty wysyłki w kampaniach standardowych i profilowanych.
Czym jest harmonogram wysyłki?
Harmonogram wysyłki to funkcja umożliwiająca zaplanowanie, w które dni tygodnia i o której godzinie system ma wysyłać wiadomości w ramach danej kampanii. Dodatkowo, można ustawić datę rozpoczęcia oraz – opcjonalnie – datę zakończenia wysyłki.
Dzięki harmonogramowi można precyzyjnie kontrolować czas trwania i rytm kampanii komunikacyjnych.
Czym jest duplikat rekordu?
Duplikat kontaktu to rekord, który zawiera te same dane co inny wpis – w przypadku osoby jest to adres e-mail i/lub numer telefonu komórkowego, a w przypadku firmy przede wszystkim adres e-mail firmowy.
System może również wykryć duplikaty na podstawie imienia i nazwiska osoby lub nazwy firmy.
Użytkownik zostaje o tym automatycznie poinformowany.
Zespół jak orkiestra bez dyrygenta
Jarek kieruje działem sprzedaży w pewnej firmie. Ma doświadczonych handlowców, ale każdy z nich działa po swojemu – jeden pracuje w Excelu, drugi ma notatnik i pliki w chmurze, trzeci korzysta z aplikacji, której nikt inny nie używa. Efekt? Brakuje spójności. Dane są rozproszone, komunikacja kuleje, a Jarek – zamiast analizować wyniki – zbiera je ręcznie z różnych źródeł.
Raport w 10 minut, a nie w 3 dni
Po kolejnej próbie przygotowania raportu z wynikami sprzedaży Jarek mówi: „dość tego”. Wdraża CRM, który centralizuje wszystkie informacje – od danych o klientach, przez historię kontaktu, po statusy ofert.
Już po kilku tygodniach:
- Raporty generują się automatycznie
- Handlowcy pracują według jednego standardu
- Komunikacja w zespole jest szybsza i jaśniejsza
Spójność danych = lepsza sprzedaż
Gdy wszyscy pracują na tym samym systemie, sprzedaż staje się płynniejsza. Jarek nie musi prosić o raporty – sam je generuje w kilka kliknięć. Handlowcy lepiej reagują na potrzeby klientów, bo mają pełny kontekst każdego kontaktu. Zespół w końcu działa jak zgrana drużyna.
Wdrożenie CRM dla zespołu sprzedaży zmieniło codzienność handlowców. Dzięki wspólnej platformie zaczęli pracować bardziej zespołowo i lepiej planować kolejne kroki w procesie sprzedaży. To nie była rewolucja – to była ewolucja oparta na prostocie i spójności.
Czy w Twoim zespole też każdy gra do innej bramki?
Jeśli w Twoim dziale sprzedaży każdy handlowiec używa innych narzędzi – to znak, że czas to zmienić. CRM dla zespołu sprzedaży to nie tylko program – to sposób na odzyskanie porządku, spójności i cennego czasu.
Chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce?
👉 Przetestuj nasz CRM dla zespołu sprzedaży za darmo przez 10 dni – bez zobowiązań.
Czy Twoi handlowcy też toną w Excelach i Wordzie? A może uporządkowanie ofert?
Wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem działu sprzedaży w średniej wielkości firmie. Zespół składa się z kilku doświadczonych handlowców, każdy pracuje na swój sposób. Jeden w Excelu, drugi w Wordzie, trzeci korzysta z plików w chmurze. Cenniki, dane klientów i oferty są rozproszone w różnych miejscach – nie ma jednego źródła prawdy.
Znasz to?
Gdzie jest ta oferta?!
Nadchodzi dzień, w którym dzwoni klient i pyta o ofertę sprzed miesiąca. Handlowiec szuka jej w swoim komputerze, później w mailach, potem dzwoni do kolegi – bezskutecznie. Takich sytuacji jest więcej.
A każdy taki epizod to stracony czas, frustracja i ryzyko utraty klienta.
Czas na zmianę
Właśnie w takim momencie firma postanowiła coś zmienić. Zdecydowali się na wdrożenie prostego, intuicyjnego naszego CRM-a – dokładnie takiego, który porządkuje dane, upraszcza ofertowanie i automatyzuje raportowanie.
Efekt?
- Każda informacja o kliencie – w jednym miejscu
- Oferty gotowe w kilka kliknięć, bez kopiuj-wklej
- Raporty sprzedaży tworzą się same
Zespół skupia się na sprzedaży, nie na szukaniu danych
Zamiast spędzać godziny na szukaniu plików i uzupełnianiu arkuszy, handlowcy skupili się na rozmowach z klientami. Dzięki porządkowi, który wprowadził CRM, sprzedaż stała się szybsza, bardziej profesjonalna – i po prostu skuteczniejsza.
Podsumowanie – co możesz zyskać?
Jeśli Twój zespół nadal działa „po staremu” – z pomocą Worda, Excela i dziesiątek plików – może warto pokazać im, że można inaczej? Jeden system. Jedno miejsce. Jeden sposób na porządek w sprzedaży.
Chcesz zobaczyć, jak wygląda to w praktyce?
👉 Przetestuj CRM przez 10 dni za darmo – bez zobowiązań.