W OptimaSales możemy pracować wg zasady ważne-pilne zadania dostosowując je do naszych celów (spraw). Zamieniamy cele na sprawy i w powiązaniu z nimi planujemy nasze działania. Dzięki temu łatwo możemy odzyskać 23% produktywności.
A więc każdego dnia możemy pracować mądrze, a nie ciężko, bo podporządkujemy nasze działania istotnym sprawom (cele). Inne rzeczy mogą poczekać. Zamieniamy cele na sprawy (w OptimaSales) i tylko takie działania z nimi realizujemy. Ta prosta zmiana sprawia, że skuteczność wystrzeli w kosmos.
A co więcej nic nie tracimy, bo w ostateczności wiemy na czym nie warto już się dalej skupiać.
Zauważmy, że jednym z głównych problemów wielu osób jest to, że stale próbują robić zbyt wiele rzeczy naraz, a to z kolei powoduje, że rozpraszają siły załatwiając mnóstwo drobnych zadań dla innych. Problem więc jest taki, że trochę tak „bez myślenia” rzucamy się do działania, a później brakuje nam czasu i energii na realizację działań ważnych, które dają największe przełożenie na wynik.
W efekcie, pod koniec dnia przeważnie stwierdzają, że wprawdzie mocno się napracowały, lecz często albo nie zabrały się do ważnych spraw, albo nie udało się im załatwić ich do końca albo wykonały rzeczy nie co trzeba. Jeśli chcemy unikać takiego zjawiska, to warto ustalić priorytety. A więc najpierw sprawy najważniejsze, następnie drugorzędne, po czym te które mogą poczekać.
Klucz do sprawnego gospodarowania czasem tkwi więc w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom poprzez ustalenia ich rangi zgodnie z poniższą klasyfikacją (ważne-pilne zadania), która jest dostępna, od ręki w OptimaSales CRM.
Jest to prosta i praktyczna metoda. Zależnie od tego, czy dane działanie jest mniej lub bardziej ważne albo mniej lub bardziej pilne, mamy tu cztery możliwości jej oceny i (następnie) je do wykonania:
- A – ważne i pilne, czyli bardzo ważne. Natychmiast wykonać samemu. Te działania dana osoba może odpowiedzialnie rozwiązać tylko sama albo w kompetentnym zespole. Powinny to być działania powiązane z konkretną sprawą handlową. Nie może ich zlecać do wykonania innym, są one bowiem najważniejszymi działaniami na danym stanowisku (istotne sprawy naglące i na wczoraj).
- B – ważne i niepilne, czyli ważne. Ustalić termin wykonania lub zlecić. Te działania mogą na razie poczekać, musimy jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zapobieganie, planowanie i szukanie możliwości, budowanie i rozwijanie relacji). Warto je również wiązać ze sprawami, które dobrze rokują i które należy rozwijać.
- C – pilne i nieważne, czyli niezbyt ważne ale pilne. Jeśli to możliwe zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu. Te działania mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, pochłaniają jednak najwięcej czasu (prace rutynowe, papierkowo, zwykła robota, korespondencja, niektóre telefony i spotkania, czyli najczęściej tzw. organizacyjno-biurowe).
- D – niepilne i nieważne, czyli działania ani szczególnie ważne ani pilne. Nie należy zawracać nimi sobie głowy, najlepiej odłożyć na półkę (niektóre e-maile, tzw. złodzieje czasu). Zaplanować jako bezczasowe z dalszym terminem, a następnie do nich kiedyś wrócić i zakończyć opatrując opisem lub zainicjować ważne działanie.
Podsumowując. Każdego dnia róbmy to co wyraźnie przybliża nas do celu (czyli przybliżą nasze sprawy z klientami do stanu: win-win). Dlatego, też w dziale handlowym, warto skupić się na działaniach, które mają związek z prowadzoną sprawą, i takim działaniom nadawać prawidłowe priorytety, natomiast na inne rzeczy zawsze znajdzie się jakiś termin. Ludzie sukcesu to sprawni menadżerowie swojego czasu i posługują się narzędziami, za pomocą których udaje im się:
- zachować rozeznanie we wszystkich sprawach, które trzeba załatwić
- systematycznie i celowo zaplanować wszystkie ważne działania, zgrać je i
- skutecznie organizować oraz mieć nad nimi kontrolę wykonania i dalszego prowadzenia
Czy omówione zagadnienie może i Ciebie dotyczy, a może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?
Przykład 1. Grupowanie działań wg zasady ważne-pilne zadania, czyli nadawania im odpowiedniego priorytetu w programie Optima Sales CRM
Przykład 2. Grupowanie działań, tym razem, pod kątem powiązania z daną sprawą handlową znajdującej się na danym etapie w Optima Sales CRM
To rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników.
Jeżeli masz ochotę to zapisz się na demo crm… i sam się przekonaj.
Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM