W OptimaSales możemy pracować wg zasady ważne-pilne zadania dostosowując je do naszych celów (spraw). Zamieniamy cele na sprawy i w powiązaniu z nimi planujemy nasze działania. Dzięki temu łatwo możemy odzyskać 23% produktywności.
A więc każdego dnia możemy pracować mądrze, a nie ciężko, bo podporządkujemy nasze działania istotnym sprawom (cele). Inne rzeczy mogą poczekać. Zamieniamy cele na sprawy (w OptimaSales) i tylko takie działania z nimi realizujemy. Ta prosta zmiana sprawia, że skuteczność wystrzeli w kosmos.
A co więcej nic nie tracimy, bo w ostateczności wiemy na czym nie warto już się dalej skupiać.
Zauważmy, że jednym z głównych problemów wielu osób jest to, że stale próbują robić zbyt wiele rzeczy naraz, a to z kolei powoduje, że rozpraszają siły załatwiając mnóstwo drobnych zadań dla innych. Problem więc jest taki, że trochę tak „bez myślenia” rzucamy się do działania, a później brakuje nam czasu i energii na realizację działań ważnych, które dają największe przełożenie na wynik.
W efekcie, pod koniec dnia przeważnie stwierdzają, że wprawdzie mocno się napracowały, lecz często albo nie zabrały się do ważnych spraw, albo nie udało się im załatwić ich do końca albo wykonały rzeczy nie co trzeba. Jeśli chcemy unikać takiego zjawiska, to warto ustalić priorytety. A więc najpierw sprawy najważniejsze, następnie drugorzędne, po czym te które mogą poczekać.
Klucz do sprawnego gospodarowania czasem tkwi więc w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom poprzez ustalenia ich rangi zgodnie z poniższą klasyfikacją (ważne-pilne zadania), która jest dostępna, od ręki w OptimaSales CRM.
Jest to prosta i praktyczna metoda. Zależnie od tego, czy dane działanie jest mniej lub bardziej ważne albo mniej lub bardziej pilne, mamy tu cztery możliwości jej oceny i (następnie) je do wykonania:
- A – ważne i pilne, czyli bardzo ważne. Natychmiast wykonać samemu. Te działania dana osoba może odpowiedzialnie rozwiązać tylko sama albo w kompetentnym zespole. Powinny to być działania powiązane z konkretną sprawą handlową. Nie może ich zlecać do wykonania innym, są one bowiem najważniejszymi działaniami na danym stanowisku (istotne sprawy naglące i na wczoraj).
- B – ważne i niepilne, czyli ważne. Ustalić termin wykonania lub zlecić. Te działania mogą na razie poczekać, musimy jednak zaplanować ich wykonanie, tj. ustalić ich termin lub zlecić do wykonania komuś innemu zachowując sobie możliwość kontroli (zapobieganie, planowanie i szukanie możliwości, budowanie i rozwijanie relacji). Warto je również wiązać ze sprawami, które dobrze rokują i które należy rozwijać.
- C – pilne i nieważne, czyli niezbyt ważne ale pilne. Jeśli to możliwe zlecić komuś innemu lub wykonać na końcu. Te działania mają najmniejsze znaczenie na danym stanowisku, pochłaniają jednak najwięcej czasu (prace rutynowe, papierkowo, zwykła robota, korespondencja, niektóre telefony i spotkania, czyli najczęściej tzw. organizacyjno-biurowe).
- D – niepilne i nieważne, czyli działania ani szczególnie ważne ani pilne. Nie należy zawracać nimi sobie głowy, najlepiej odłożyć na półkę (niektóre e-maile, tzw. złodzieje czasu). Zaplanować jako bezczasowe z dalszym terminem, a następnie do nich kiedyś wrócić i zakończyć opatrując opisem lub zainicjować ważne działanie.
Podsumowując. Każdego dnia róbmy to co wyraźnie przybliża nas do celu (czyli przybliżą nasze sprawy z klientami do stanu: win-win). Dlatego, też w dziale handlowym, warto skupić się na działaniach, które mają związek z prowadzoną sprawą, i takim działaniom nadawać prawidłowe priorytety, natomiast na inne rzeczy zawsze znajdzie się jakiś termin. Ludzie sukcesu to sprawni menadżerowie swojego czasu i posługują się narzędziami, za pomocą których udaje im się:
- zachować rozeznanie we wszystkich sprawach, które trzeba załatwić
- systematycznie i celowo zaplanować wszystkie ważne działania, zgrać je i
- skutecznie organizować oraz mieć nad nimi kontrolę wykonania i dalszego prowadzenia
Czy omówione zagadnienie może i Ciebie dotyczy, a może już się z nim codziennie mierzysz i chciałbyś je usprawnić?
Przykład 1. Grupowanie działań wg zasady ważne-pilne zadania, czyli nadawania im odpowiedniego priorytetu w programie Optima Sales CRM
Przykład 2. Grupowanie działań, tym razem, pod kątem powiązania z daną sprawą handlową znajdującej się na danym etapie w Optima Sales CRM
To rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich użytkowników.
Jeżeli masz ochotę to zapisz się na demo crm… i sam się przekonaj.
Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM
Kalendarz online wszyscy znamy, dlatego od razu z niego umiemy korzystać. Tak właśnie jest i z kalendarzem on-line w crm OptimaSales. Kalendarz połączony jest z bazą klientów i historią wszelkich kontaktów.
Dzięki temu szybko, bez zwłoki, można rozpocząć swoją pracę. Bez większego zastanowienia można zaplanować spotkanie lub delegować działanie innym członkom zespołu. W programie znajdują się: kalendarz dzienny, tygodniowy i miesięczny. Z poziomu tej różnej perspektywy czasowej możemy szybko i łatwo przeglądać, planować, zakańczać, usuwać i filtrować własne lub zespołu działania.
Dodatkowo do każdego członka zespołu przyporządkowany został inny kolor w celu lepszej orientacji w zadaniach danego użytkownika. Dzięki temu natychmiast widzimy jak obłożony jest kalendarz online poszczególnych osób w naszej firmie.
Z kalendarza w OptimaSales CRM korzystają użytkownicy, którzy potrzebują:
- wyświetlać zawartości kalendarza pod różnym kątem: użytkowników, typu działań, priorytetu i daty i wielu innych,
- łatwego przechodzenia do kart klientów, sprawa by zorientować się w szczegółach relacji handlowych,
- wykonywać wszystkie niezbędne i oczywiste funkcje takie jak: edytowanie, zakańczanie, delegowanie i kasowanie działań,
- od razu planować następny krok, po zakończeniu obecnego działania,
- ustawiać alarmy na ekranie lub na e-maila dla wybranych działań,
- sprawdzać zaległe, delegowane dla nich i przeze nich działania,
- mieć szybki podgląd szczegółów oraz możliwość przemieszczania się do wybranego Kontaktu, Sprawy, Kampanii, Historii i Kalendarzy,
- kojarzenie działań z innymi obiektami w programie takimi jak: kontakty (klienci, partnerzy, dostawcy), sprawami (etapami), kampaniami,
- dostosowanie widoku listy działań, historii i kalendarza do własnych potrzeb dzięki wielopoziomowym mechanizmom filtrowania, a następnie zapisie tego układu danych pod własną nazwą,
- z poziomu listy działań inicjowania połączeń telefonicznych z wybranym kontaktem poprzez integrację z komunikatorem skype lub telefonem komórkowym poprzez technologię bluetooth
Nie wiemy czy któryś z obszarów w zakresie kalendarza również i Ciebie dotyczy? Sam możesz się o tym przekonać testując Demo
Rozwiązanie działa i zostało przetestowane przez polskich, i nie tylko, użytkowników.
Jeżeli chcesz, to możesz sam spróbować. Zapisz się na demo…?
Zerknij tutaj… na pełną listę dostępnych funkcji w OptimaSales CRM
Lista działań w crm jakim jest Optima Sales to zestaw przydatnych i praktycznych funkcji do codziennego zarządzania zadaniami.
Dodatkowo można na niej pracować indywidualnie lub zespołowo. Jest ona zintegrowania z kalendarzem. A to z kolei pozwala na szybki i łatwy wgląd w działania i ich monitoring z różnej perspektywy.
To znaczy, że z poziomu listy działań czy kalendarza użytkownicy mogą: planować, zakańczać i delegować czynności wraz z przypomnieniem na ekranie lub na e-maila. Lista zapewnia pełny przegląd działań wraz z ich grupowaniem, filtrowaniem i sortowaniem pod różnym kątem.
Oto przykładowe możliwości listy działań, z których korzystają użytkownicy Optima Sales CRM:
- wyświetlanie zawartości listy pod kątem kto co ma zaplanowane, typu działań, priorytetu i daty i wielu innych przydatnych filtrów,
- wykonywanie wszystkich niezbędnych i oczywistych funkcji jak: edytowanie, zakańczanie, delegowanie i kasowanie czynności,
- planowanie następnego krok dla siebie lub komuś, po zakończeniu aktualnego działania,
- ustawianie, dla wybranych działań, przypomnienia (alarmu), które pojawi się na ekranie lub zostanie wysłane e-mailem do użytkownika,
- dostęp do wielu praktycznych filtrów, aby wyłowić te działania nad którymi chcemy pracować,
- sprawdzić zaległe, delegowane działania dla sobie i innych,
- uzyskać szybki podgląd szczegółów wraz z przejście do wybranego Kontaktu, Sprawy, Zgłoszenia, Kampanii, Historii lub Kalendarza,
- kojarzyć działania z innymi obiektami w programie tj. kontaktami, sprawami, zgłoszeniami, produktami serwisowymi, umowami, kampaniami,
- dostosować widok listy do własnych potrzeb, uzyskujemy to, poprzez pokazywanie i ukrywanie kolumn, grupowanie, filtrowanie, a następnie zapis takiego układu danych pod własną nazwą,
- tworzyć własne typy działań (słowniki w ustawieniach) wraz z ich statusami aby lepiej pasowały do specyfiki firmy,
- z poziomu listy działań inicjować połączeń telefonicznych z wybranym kontaktem poprzez integrację z komunikatorem skype lub telefonem komórkowym korzystając z technologii bluetooth
Nie wiemy czy lista działań zintegrowana z kalendarze oraz skojarzona z osobami, sprawami nad którymi pracujesz może Ci ułatwić pracę. Natomiast wiemy, że sam możesz to wypróbować testując nasz system crm. Zapisz się na darmowe demo…
Dla przykładu:
Korzystając z odnośników umieszczonych na liście uzyskujemy ciekawe efekty, które są przydatne w codziennej pracy.
A więc, klikając na odnośniku Osoby zostaniemy przeniesieni do jej kartoteki, czyli do Osoby z którą została zaplanowane działanie.
Dzięki tej funkcji, tuż przed wykonaniem telefonu, można łatwo i szybko uzyskać dostęp do szczegółów na temat relacji z daną osobą.
Powyższa lista działań w Optima Sales CRM została przetestowana przez polskich, i nie tylko, użytkowników. Jeżeli chcesz, to możesz sam spróbować. Zapisz się na darmowe demo…?
A tutaj… pełna lista dostępnych funkcji w Optima Sales CRM.